10.18601/16577175.n29.11
Procedimiento de control interno en el Departamento de Contabilidad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Guamote Ltda. (Ecuador)
Internal control procedure in the savings and credit cooperative (COAC) Guamote Ltda. (Ecuador)
Víctor Manuel Cajilema Gusñay1
Myriam de los Ángeles Santillán Silva2
1 Tecnólogo en Contabilidad y Tributación del Instituto Superior Tecnológico "San Gabriel", Ciudad de Riobamba, Ecuador. Correo electrónico: runaquito1994@gmail.com.
Orcid: https://orcid.org/0000-0001-7560-6283.
2 Magíster en Contabilidad y Auditoría del Instituto Superior Tecnológico "San Gabriel", Ciudad de Riobamba, Ecuador. Correo electrónico: angelesantillans@gmail.com.
Orcid: https://orcid.org/0000-0002-4235-0290.
Codigo JEL: K49; M00; M40, P12.
Fecha de recepción: 28/12/2020.
Fecha de aceptación: 20/06/2021.
DOI: https://doi.org/10.18601/16577175.n29.11
Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual
Resumen
El control interno es un plan de actividades enfocadas a salvaguardar los activos, verificar la confiabilidad de los datos contables y promover la eficiencia; también se puede decir que el control interno es un proceso establecido por los miembros de una entidad con el fin de alcanzar el logro de los objetivos propuestos, de forma que lo que busca la presente investigación es verificar que el control interno mejora en el departamento de contabilidad con la implementación del manual de control interno.
Esta investigación se realizó en el departamento de contabilidad de la COAC Guamote Cía. Ltda. (Ecuador) y en ella se aplicaron los métodos de observación directa, entrevista al actual contador para medir el cumplimiento de los objetivos, la investigación cualitativa para identificar los procesos de control interno incorporados e investigación cuantitativa debido al análisis comparativo matemático realizado en las áreas de tesorería, de crédito y cobranza; se trata de una investigación de campo, por lo que se procedió a analizar los resultados previos a la implementación del manual de control interno (2017) y los controles actuales (2019) obteniendo que la cartera activa disminuyó en un 19,81 %, la cartera devengada se incrementó en un 166,56 %, la cartera vencida disminuyó en un 50.22 %; así que el objetivo de la investigación se plantea en asegurar que la implementación del manual de control interno avala la razonabilidad de que la información que presenta la COAC es confiable, eficiente y eficaz.
Palabras clave: Análisis comparativo; control; eficiencia; objetivo; salvaguardar.
Abstract
Internal control is a plan of activities focused on safeguarding assets, verifying the reliability of accounting data and promoting efficiency; It can also be said that internal control is a process established by the members of an entity in order to achieve the achievement of the proposed objectives, what this research seeks is to verify that internal control improves in the accounting department with the implementation of the internal control manual.
This research was carried out in the accounting department of COAC Guamote Cía. Ltda. (Ecuador), direct observation methods were applied, an interview with the current accountant to measure in this way the fulfillment of the objectives, qualitative research was applied to identify the internal control processes incorporated and quantitative dueto the comparative mathematical analysis carried out in the treasury, credit and collection areas, it is a field investigation, we proceeded to analyze the results prior to the implementation of the internal control manual (2017) with the current ones (2019) and it was obtained that the active portfolio decreased by 19.81 %, the accrued portfolio increased by 166.5 6 %, past due portfolio decreased by 50.22 %, so the objective of the investigation is to ensure that the implementation of the internal control manual guarantees the reasonableness of the information presented by the COAC is reliable, efficient and effective.
Keywords: comparative analysis; control; safeguard; efficiency; objective.
Introducción
De acuerdo con Díaz (2018), en 2011 se derogó la Ley de Cooperativas, promulgándose una regulación denominada Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria (LOEPS, 2011), por la cual nació la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS, 2012), encargada de supervisar y controlar las organizaciones de la economía popular y solidaria; al 31 de diciembre de 2019 el Boletín Financiero de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria arrojó la siguiente información: existen 503 cooperativas de ahorro y crédito, de las cuales el 32.21 % son del segmento 4 y 38.97% del segmento 5; según su actividad principal las cooperativas pertenecerán a los siguientes grupos: producción, consumo, vivienda, ahorro y crédito, y servicios, además, toda cooperativa debe presentar la siguiente estructura organizacional: Asamblea general de socios, Consejo de administración, Consejo de vigilancia, Gerente general, Departamento legal, Auditoría interna, Área administrativa financiera, Área de crédito y cobranza, Área comercial, Área de soporte y Área de sistemas.
Ruiz González y Alba (2018) añaden el cumplimiento de las Normas Internacionales de Información Financiera y su importancia en la organización de la empresa, dando lugar a la ejecución del control interno dentro de las cooperativas, en especial en el departamento de contabilidad que, a juicio de la autora, constituye el cerebro de la entidad. Para Vergara (2017) el control interno es una técnica de cumplimiento de objetivos, considerada una herramienta fundamental en los manuales de procedimientos para determinar responsabilidades en el personal; así, según la Corporación de Seguro de Depósitos (COSEDE, 2016), entre los años 2013 y 2016 se liquidaron doscientas cooperativas, de las cuales sesenta y dos lo hicieron debido a incumplimientos regulatorios: el problema radicó en no detectar a tiempo las falencias en estas entidades, tales como la falta de presentación de información en créditos y patrimonio, entre otros (Depósito, 2015). La información reflejada en los estados financieros de las entidades del sistema financiero popular y solidario, con corte al 31 de diciembre de cada año, son responsabilidad del representante legal y del contador general de la entidad y contarán con la opinión de los auditores internos y externos calificados por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, conforme a lo establecido en los artículos 219 y 220 del Código Orgánico Monetario y Financiero.
Por otra parte, el contador tiene bajo su responsabilidad el control del correcto funcionamiento de la unidad a su cargo, la adecuada elaboración y conservación de los comprobantes de contabilidad y la oportuna presentación de los estados financieros e informes contables, además de desarrollar su actividad con sujeción a las normativas de ética profesional (Mejía, 2014). En cuanto al control interno de cada departamento de la empresa, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos el funcionario encargado de dirigirlo es responsable ante su jefe inmediato, y en su desempeño intervienen todos los trabajadores de la entidad, independientemente de su cargo ocupacional.
Según Flor (2009) el manual de control interno es una guía que asegura la entrega de información eficiente y oportuna para la toma de decisiones; para Gutiérrez y González (2014) se deben establecer las actividades de cada una de las áreas que conforman la entidad para así separar funciones y fijar responsabilidades; ante la inexistencia de un manual de control interno en el departamento de contabilidad de la COAC Guamote Cía. Ltda. se procedió a realizar un análisis previo y posterior a la implementación de dicho manual con la finalidad de verificar el cumplimiento de los procesos encomendados en este documento para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones (Rodríguez, 2012).
La COAC Guamote Cía. Ltda. está ubicada en el cantón Guamote de la Provincia de Chimborazo (Ecuador), en las calles 10 de Agosto y Riobamba esquina, brinda servicios financieros populares bajo un marco de economía solidaria tendiente a mejorar las condiciones en las que viven las familias del cantón; el trabajo consistió en evaluar el logro del objetivo de dicho manual e identificar el desarrollo operativo de la administración contable en la COAC, lo que se demostró con un comparativo de la cartera; debido a que esta área define a la tesorería en emisión y recaudación así como en cobranza, se obtuvo que la cartera activa disminuyó en un 19,81 %, la cartera devengada se incrementó en un 166,56 % y la cartera vencida disminuyó en un 50.22 %; el método utilizado para evaluar el control interno fue un cuestionario conforme a la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría.
Metodología
Para la ejecución del presente trabajo fue necesario revisar bibliografía en Google Book, Google Académico, revistas de investigación científica, como Killkana Sociales, Universidad y Sociedad, Contaduría y Administración, FAREM-Estelí, Observatorio de la Economía Latinoamericana, tesis, páginas web, libros y la normativa legal vigente emitida por la SEPS, lo cual se pudo recabar a través de la herramienta Publish or Perish 7, 2020.
Con la presente investigación se espera demostrar los resultados obtenidos con la implementación del proceso de control interno en el departamento de contabilidad de la COAC Guamote Ltda. (Ecuador), y para ello se aplicó un trabajo de campo que permitió confrontar los datos del departamento previos a la implementación del sistema de control interno con los datos actuales; mediante la técnica de la observación directa se pudo comprobar el empleo del catálogo único de cuentas y la documentación emitida por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, la determinación de los deberes y responsabilidades de las autoridades de la COAC; otra técnica que se utilizó fue la entrevista realizada al contador actual para constatar el cumplimiento de la normativa legal vigente en documentación de soporte. La investigación es de tipo cualitativo porque se evaluaron los resultados obtenidos con posterioridad a su implementación, y es de diseño descriptivo-explicativo porque se describe un proceso y se explican los resultados obtenidos al final del mismo procedimiento con base en las funciones del responsable de cada área.
Resultados
Posterior a la entrevista aplicada al contador actual de la cooperativa se pudo evidenciar que en el área de tesorería existe un mayor control interno con respecto a la evaluación realizada previa la implementación del sistema de control interno; así, gracias a los arqueos continuos de caja disminuyeron los créditos en cartera activa de $542.454,00 a $434.993,48, y ahora se delimita la responsabilidad para cada área del departamento de contabilidad; para confirmarlo se evaluaron tanto los factores internos como los externos con una MEFI y una MEFE, como lo muestran las tablas 1 y 2 respectivamente.
El resultado muestra que las fortalezas ponderadas dan un total de 0.8 y en las debilidades el 1,65. Los datos obtenidos determinan que las fuerzas internas de la cooperativa son desfavorables en relación con las debilidades.
Como resultado del diagnóstico se obtiene que el medio ambiente externo es favorable para la cooperativa pues el peso ponderado de las oportunidades es del 2.31 con respecto a las amenazas ponderadas que son del 1.03.
Según la entrevista aplicada a la contadora de la COAC, entre los beneficios alcanzados por la implementación del sistema de control interno sobresalen la minimización de riesgos y la promoción de la imagen institucional; para Morales (2018) el riesgo es calculable y, por ende, predecible, lo que lo hace controlable, y para eso, como veremos más adelante en la figura 6, se aplica la evaluación de control interno; también se han logrado incorporar prácticas como la supervisión y el seguimiento, arqueos de caja sorpresivos y un avance en los canales de comunicación formal; los informes que han mejorado ante la SEPS son la estructura de cartera, los balances financieros y la operaciones financieras, y para el efecto se incorporaron formularios que canalicen una información clara, y que también sirvan de evidencia para sustentar los controles mencionados.
En la investigación de Caisabanda y Bombón (2019) se citan las 5C para medir el riego crediticio: carácter, capacidad, capital, colateral y condiciones; es por ello que, considerando lo citado, se estructuran formularios que sirvan para verificar los lineamientos para administrar el riesgo: concentración de créditos, morosidad, concentración de depósitos, liquidez y solvencia; Vergara y Eugenia (2017) plantean cuatro fases para evaluar el control interno: ambientación, diagnóstico, evaluación y mejora, y así se verificó la aplicación del modelo de control interno coso 2013 que está compuesto por los cinco componentes establecidos con diecisiete principios con los que la administración de toda organización debería contar: Entorno de control, Evaluación de riesgos, Actividades de control, Sistemas de información, Supervisión del sistema de control y monitoreo.
Se procedió a verificar la aplicación del catálogo único de cuentas y demás circulares y oficios emitidos por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria en la COAC que, además, cuenta con su propio sistema software para el ingreso de la información contable, y de esa forma presenta un archivo cronológico actualizado de los actos administrativos resultado del cumplimiento de deberes y responsabilidades de la asamblea general, la junta general, el consejo de administración, la junta directiva, el consejo de vigilancia, la junta de vigilancia, la gerencia y la administración. El archivo mencionado es el respaldo documental de los registros contables que permiten la determinación de los estados financieros, y debe estar disponible durante siete años, como lo establece el numeral 2.2, literal d del SEPS (2019); para finalizar se verificó la documentación sustentatoria mediante los formularios preestablecidos para el control interno.
Análisis de resultados
a) En primer lugar se verificó la incorporación de formatos de control para establecer el ambiente de control en el departamento de contabilidad; para Henao y Caro (2019) la importancia del manejo del efectivo es primordial dentro de este tipo de entidades y, como señala Alvarado (2018), los documentos que se encuentren en la entidad deben contar con la firma de responsabilidad, pues al no tenerla el documento carece de valor legal. Los formularios incorporados son los siguientes:
b) Con los datos recabados se pudo diagnosticar el estado del control interno que mantienen las áreas que maneja el departamento de contabilidad, y como se puede observar en las tablas 1 y 2 las debilidades de la COAC pesan más que sus fortalezas, de forma que la prioridad estaría enfocada en la capacitación de los dirigentes, los funcionarios, los directivos y los socios de la entidad, aprovechando oportunidades como las alianzas con otras instituciones financieras con el fin de incrementar la demanda de créditos y, por ende, el incremento de la producción; además, se verificó la utilización de los formularios que se presentaron como herramientas de trabajo útiles; así también, conforme a la entrevista sostenida, el contador actual manifiesta que el riesgo disminuyó, como se observa en el literal e (evaluación); consideremos lo que indica Royo (2013) respecto de los objetivos del control interno, que consisten salvaguardar los activos fijos y verificar la razonabilidad de los registros contables.
c) Para Zeas Villalba (2019) la evaluación al control interno debe contar con ciertas variables como el personal, los procedimientos y la tecnología de la entidad, así como la normativa legal vigente; también Mayorga y Llagua (2018) consideran que la evaluación del sistema de control interno es un soporte estratégico para la gestión de las finanzas populares en Ecuador, por tal motivo realizó mediante controles claves aplicados al contador actual de la COAC obteniendo la siguiente información:
De acuerdo con Vega de la Cruz et al. (2017), se emitirá un informe de criterio con base en las debilidades encontradas, para el caso se realizará teniendo en cuenta el porcentaje del nivel de riesgo detectado a través de la evaluación de control interno, en este caso el 11.25 % que se debe a que:
- Se partió del principio de que el riesgo O % no existe, pues siempre existe riesgo de ocurrencia.
- La recuperación de cartera no fue del 100%; en la tabla 3 se observa un detalle de esta recuperación.
Alba (2019) considera que la gestión de información es de suma importancia para la toma de decisiones a tiempo y no posterior a su análisis.
- De acuerdo con el artículo 239 del Código Orgánico Monetario y Financiero, si las cooperativas de ahorro y crédito, las cajas centrales y las asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para vivienda no cuentan con un manual de manejo de riesgos de liquidez, deberán cumplir con la presentación de indicadores de liquidez, capital y patrimonio, dependiendo del segmento al que pertenezcan.
d) Según Farro Espino y Carrasco Odar (2014) ubicada en la ciudad de Chiclayo, para mejorar la eficiencia y gestión, durante el período 2012. Fundamentalmente es evaluar a través de los cinco componentes del control interno el área de cuentas por cobrar y determinar de que manera influye sobre esta área, con el fin de proponer mejoras en la eficiencia y gestión, en la empresa de transportes y servicios Vanina EIRL, ubicado en la ciudad de Chiclayo. Para un efectivo control interno de las cuentas por cobrar, las organizaciones requieren de la implantación y el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos que regulen los procesos que al respecto se deban seguir. En ese sentido, deben considerarse cada uno de los componentes del sistema de control interno de las cuentas por cobrar, como son su naturaleza, clasificación, análisis y objetivos de los mismos, así como tenerse también en cuenta una serie de controles que garanticen una gestión efectiva de estos recursos. Por lo tanto, las empresas deben tener un control constante sobre las cuentas por cobrar con la finalidad de que estas puedan ser recuperadas en su totalidad, contando así con recursos financieros suficientes para su normal desenvolvimiento. Asimismo, se realizó una investigación de campo acompañada de otra documental de carácter descriptivo acerca de las cuentas por cobrar de la empresa en cuestión, las cuales permitieron determinar una ausencia de patrones y procedimientos eficientes y eficaces que pudieran permitir una gestión satisfactoria de este derecho. Después de haber evaluado el control interno mediante los componentes de control (coso, la importancia de manejar un sistema de cobranza mejorará la calidad, la fiabilidad y la seguridad de las operaciones; por ello, en la evaluación del control interno se establecerán mejoras en actividades en las que se considere un nivel de riesgo alto y la comparación de los resultados obtenidos, para ello se tuvieron en cuenta los controles claves con calificación menor a 10 ponderado, y un análisis comparativo de la cartera (tabla 3).
Se obtuvo un nivel de riesgo de 11.25 %, para lo cual se plantea lo siguiente:
- La recuperación de cartera vencida disminuye por el incremento de la cartera de consumo; sin embargo, debería manejarse una política de cobranza más severa (que no supere el 10 % anual) en cada período con el fin de evitar el incremento por este concepto.
- En cuanto a la presentación de formularios, se puede mejorar en los parámetros que se pretende alcanzar con base en las necesidades y áreas de control.
Con la información obtenida se procede a plantear un proceso de evaluación constante para cumplir con su objetivo que es verificar, controlar y gestionar todos los procesos en el departamento de contabilidad de la Cooperativa lo que se plantea de la siguiente manera:
Conclusiones
Para Fonseca (2013) los objetivos de control interno se presentan en tres rangos: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad en la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables; con los datos reflejados se puede decir que los tres rangos se cubren por medio de la aplicación de los formularios de control interno, sirven para el mejor desarrollo de las actividades y la identificación directa del responsable de una actividad específica; en la evaluación de control interno se obtuvo un 88.75 % de nivel de confianza arrojando así un 11.25 % de nivel de riesgo, en el análisis comparativo de cartera se verifica que la cartera activa disminuyó en un 19.81 % (cartera dirigida a microcréditos), mientras que la cartera no devengada (dirigida al consumo) se incrementó en un 166.56 %, la cartera vencida disminuyó en un 50.22 %, esto se debe a que la cartera no devengada se incrementa, también puede ser una estrategia previo al cambio de segmento en la SEPS o para la presentación del balance social ante la misma entidad; con estos resultados se plantea el proceso de evaluación de control interno al departamento de contabilidad siendo ésta el área a ser evaluada, se verifica el desempeño de las funciones del personal, se especifican las actividades a control con el fin de encontrar posibles errores y aplicar correctivos sobre la marcha, para finalmente medir el costo-beneficio de este método de control aplicado.
Referencias bibliográficas
Alba, M. (2019). Editorial n.° 23 Gestión de información, toma de decisiones. Apuntes Contables, 5-6.
Alvarado, P. I. (2018). Auditoría integral a los procesos administrativos y financieros de pyme. Experiencias en el caso Cooperativa de Ahorro y Crédito "El sol de los Andes" (Ecuador). Killkana Sociales: Revista de Investigación Científica, 9-16.
Caisabanda, F. (2019). Evaluación de control interno en el Departamento de Crédito en una Cooperativa de Ahorro y Crédito: Caso Rhumy Wara Ltda.
COSEDE (2016). Corporación de Seguro de Depósitos. https://www.seps.gob.ec/noticiamedio?200-cooperativas-se-liquidaron-en-tres-anos-segun-la-cosede.
Depósito, C. d. (2015). COSEDE.
Farro Espino, C. d. (2014). Evaluación del control interno a las cuentas por cobrar de la Empresa de Transportes y Servicios Vanina E.I.R.L. para mejorar la eficiencia y gestión durante el período 2012. Universidad Católica.
Flor, G. et al. (2009). Diseño de un Manual de Control Interno para el Departamento Financiero en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba, aplicando la nueva normativa y herramientas informáticas que rigen para el Sector Público en el 2009.
Fonseca Luna, O. (2013). Sistemas de control interno para organizaciones.
Gutiérrez, J. L. (2014). Manuales de procedimientos y el control interno: una necesaria interrelación. Observatorio de la Economía Latinoamericana.
Henao y Caro, M. D. (2019). Valoración por el método de flujo de caja libre: finca bananera de Urabá. Apuntes Contables, 89-105.
LOEPS. (2011). Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
Manual de Manejo de Riesgos de liquidez (art. 239). Código Monetario y Financiero.
Mayorga M. P. y Llagua, V.G. (2018). La evaluación del sistema de control interno como soporte estratégico en la gestión de objetivos en las finanzas populares del Ecuador. Apuntes Contables, n.° 21, 117-126.
Mejía, K. (12 de septiembre de 2014). Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
Morales, A. (2018). Calculating for managing: The emergence of the idea of risk management. Apuntes Contables, 89-102.
Norma de administración de riesgo de liquidez para las cooperativas de ahorro y crédito, c. c. (Art. 239). COMF.
Publish or Perish version 7. (2020).
Rodríguez Valencia, J. (2012). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos.
Royo, M. B. (2013). Manual práctico de Control Interno: teoría y aplicación práctica. Profit Editorial.
Ruiz González y Alba, C. V. (2018). El comportamiento organizacional y las Normas Internacionales de Información Financiera: experiencia en una pyme. Apuntes Contables, 57-72.
SEPS. (2012). Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
SEPS, S. d. (2019). Catálogo Único de Cuentas.
Vega de la Cruz, L. O. (2017). Propuesta de un índice para evaluar la gestión del control interno.
Vergara, V. et al. (2017). Los manuales de procedimientos como herramientas de control interno de una organización. Revista Universidad y Sociedad, 9(3), 247-252.
Zeas Villalba, M. A. (2019). Evaluación del riesgo operativo derivado de las falencias en la aplicación del control interno dentro del área administrativa financiera de las entidades analizadas en el periodo 2014-2017, Biblioteca Hernán Malo González.