Introducción al depósito legal como herramienta para el patrimonio documental
Introduction to legal deposit and its relation with documentary heritage
Jhonny Antonio Pabón Cadavid*
* Ph.D. candidate, Victoria University of Wellington, New Zealand. Magister Science in Knowledge Management, Nanyang Technological University, Singapore. Magíster en Historia, Pontificia Universidad Javeriana, Colombia. Especialista en Derecho del Consumo y de la Competencia, Universidad Externado de Colombia. Abogado, Universidad Externado de Colombia. Contacto: [pabonjhon@myvuw.ac.nz].
Fecha de recepción: 4 de abril de 2013. Fecha de aceptación: 4 de junio de 2013.
Para citar el artículo: Pabón Cadavid, J.A. "Introducción al depósito legal como herramienta para el patrimonio documental", La Propiedad Inmaterial, n.º 17, noviembre de 2013, pp. 113-144.
Resumen
El artículo es una introducción a los elementos básicos del depósito legal y la actual legislación sobre el tema en Colombia. El depósito legal se entiende como la obligación que tiene toda persona natural o jurídica que publique documentos de entregar a una institución nacional ejemplares con la finalidad de preservar el patrimonio documental. Se enmarca el depósito legal como una figura jurídica que es parte esencial de las políticas culturales del país. Se presenta la definición básica y un breve bosquejo cronológico de su desarrollo, con especial énfasis en su evolución en Colombia desde 1834. Se señala cómo el depósito legal se ha ido modificando de acuerdo a la evolución en las tecnologías de la información y a la evolución de sus funciones. Se analizan los diferentes elementos normativos que hacen parte del depósito legal, los objetivos de dicha legislación y sus cambios funcionales de acuerdo a diversos factores, así como la situación actual de la legislación de depósito legal en Colombia. Se concluye que en Colombia la legislación de depósito legal se encuentra dispersa, carece de unos objetivos claros, y su actual regulación es de mediados de los años noventa, lo cual requiere una actualización legislativa que dé cuenta de los avances tecnológicos, como en el caso de las publicaciones en internet.
Palabras clave: depósito legal, patrimonio cultural, patrimonio documental, biblioteca nacional, Colombia, legislación cultural.
Abstract
This article is an introduction to legal deposit and the current legislation in Colombia. Legal deposit is the obligation of any person or entity that publishes documents to deliver a copy to a national institution in order to preserve the documentary heritage. Legal deposit is framed as a legal concept that is an essential part of the country's cultural policies. We present a brief chronological outline of its development, with special emphasis on development in Colombia since 1834. The article highlights that legal deposit has been modified according to the evolution of information technology. The article shows the evolution of its functions and objectives. The current status of legal deposit legislation in Colombia is analyzed. We conclude that in Colombia legal deposit legislation is scattered, lacks clear objectives, and outdated, which requires a legislative amendtment that takes into account technological advances such as Internet publications.
Key words: Documentary heritage, legal deposit, delivery of books, national library, cultural heritage, Colombia, cultural legislation.
Una de las instituciones jurídicas más antiguas relacionadas con la cultura impresa es la que concierne a la obligación de los impresores de entregar copia de sus publicaciones para la preservación y control de la información que circula en una sociedad. Pese a su antigüedad, esta institución, denominada depósito legal, ha carecido de la atención de la doctrina jurídica, y en especial en nuestra región latinoamericana no se encuentran estudios sobre el tema. El propósito del presente escrito es llenar ese vacío y comenzar una serie de artículos destinados a analizar el presente y el futuro del depósito legal y su relación con el patrimonio documental (el eje de los siguientes escritos incluye patrimonio digital, propiedad intelectual y estudios de caso de experiencias internacionales sobre el tema).
Como el título lo manifiesta, este primer artículo busca ser una introducción a los elementos básicos del depósito legal y a la actual legislación sobre el tema en Colombia. En la primera parte expondremos la definición básica y un breve bosquejo cronológico de su desarrollo, con especial énfasis en el desarrollo de esta figura en Colombia desde 1834. Luego analizaremos los diferentes elementos normativos que hacen parte del depósito legal, los objetivos de dicha legislación y sus cambios funcionales de acuerdo a diversos factores. Para finalizar, describiremos la situación actual de la legislación de depósito legal en Colombia.
I. Definición
El depósito legal es la obligación que tiene toda persona natural o jurídica que publique documentos de entregar a una institución nacional ejemplares con la finalidad de preservar el patrimonio cultural de la nación.
Según la legislación que rija, existen matices que difieren de un país a otro respecto al depósito legal, referidos estos, en particular, al momento del depósito, la existencia de una legislación específica para el depósito legal, el sujeto pasivo sobre el cual recae la obligación, el número de ejemplares y las excepciones que se presenten para realizar el depósito. El punto fundamental de la legislación sobre depósito legal será el determinar qué obras son objeto del depósito.
El depósito legal puede ser obligatorio o voluntario. El depósito voluntario funciona, por ejemplo en Holanda o Suiza, por medio de convenios de cooperación con los editores.
II. Historia del depósito legal
En 1470 Jean de la Pierre, prior de la Sorbona, estableció la primera imprenta en Francia, y desde 1448, habiendo Carlos VIII limitado el número de libreros de la universidad a 24, se centraron allí las actividades editoriales francesas, incrementándose notablemente con la facilidad de reproducción de la imprenta (DIDEROT, 2003).
Con la ordenanza de Montpelier de 28 de diciembre de 1537 promulgada por Francisco I, rey de Francia, se tiene el primer antecedente de legislación de depósito legal (Cordón García, 1997). Se obligó el deposito de un ejemplar en la Biblioteca Real de toda obra publicada en Francia, prohibiendo la venta de todo libro del que no se hubiere hecho el depósito; el objetivo de la ordenanza era "mettre et assembler en notre librairie toutes les oeuvres dignes d'être vues qui ont été ou qui seront faites, compilées, amplifiées, corrigées et amendées de notre tems pour avoir recours aux dits livres, si de fortune ils étoient cy après perdus de la mémoire des hommes, ou aucunement immués, ou variés de leur vraye et première publication" (Fournier, 1993).
Además del propósito de resguardo histórico, la censura fue otro de los objetivos del depósito legal, autorizando el control de las obras extranjeras publicadas en Francia (CORDÓN GARCÍA, 1997). El peligro que representó la diseminación de información para la Iglesia influyó en el establecimiento del depósito legal como requisito previo a la publicación de la obra. En el desarrollo del depósito legal "la iglesia estuvo presente en muchos momentos; históricamente podemos ver que la excomunión ejerció gran influencia sobre los autores y los lectores. El Index Librarum Prohibitorum era una lista de obras prohibidas para ser leídas por los católicos, y de acuerdo con lo establecido el hecho de leer estas obras era contrario a la doctrina católica y se consideraba que este acto era suficiente como para condenar el espíritu" (BECERRA, 1991).
La relación entre censura y depósito legal continuó más allá del interés de la Iglesia; así por ejemplo, en 1810, en la época de Napoleón, para vigilar la prensa se modificó la ley francesa sobre el depósito legal para que los ejemplares se enviaran al Ministerio de Policía. La obligación del depósito surgió para todos los impresores y libreros de Francia: los impresores quedaban obligados a efectuar el depósito de las obras que publicaran y los libreros tenían la obligación respecto a las obras que importaran, sistema que se reprodujo en la mayoría de naciones.
En España, desde la pragmática de 8 de julio de 1502 dada por los Reyes Católicos se realizaba control previo de las publicaciones; la pragmática establecía: "no seays osados hazer, ni imprimir de molde ningun libro de ninguna facultad o lectura, o obra que sea pequeña o grande en latin ni en romance que primeramente ayays para ello nuestra licencia y especial mandado". Luego, Felipe III, mediante el Real Decreto de 12 de enero de 1619, establecería la obligación de entregar copia de las obras impresas para la biblioteca de El Escorial, entrega cuyo principal objetivo era el del control de las obras que se imprimieran en el reino. Fue solo el 29 de diciembre de 1711 cuando Felipe V aprobó el proyecto de creación de la Real Biblioteca, el cual se materializaría en 1716 cuando se aprobó finalmente su formación y la reglamentación para proveerse de obras por medio del Real Decreto de 26 de julio de 1716 (Ley XXXVI, Título XVI, Libro VIII de la Novísima Recopilación) en el que se expresa el espíritu de la disposición y de la finalidad del depósito legal de la siguiente manera:
La obligación para los impresores de entregar ejemplares, condicionando el privilegio que facultaba al impresor para publicar la obra, ya existía desde 1619. Lo que se hizo fue aumentar la exigencia, añadiendo un ejemplar para la conformación de la Real Biblioteca, la cual viene a ser el antecedente de la Biblioteca Nacional, cuyo propósito fundamental es la preservación del patrimonio bibliográfico. Frente a tales exigencias los impresores protestaron suplicando que no se les impusiera tal obligación, ante lo cual Felipe V mediante Real Decreto de 9 de diciembre de 1717 reglamentó definitivamente los ejemplares que los impresores debían entregar:
Bajo la Real orden de 19 de diciembre de 1761 se establece la prohibición de entrega y venta de ejemplares de obras de las cuales no se hubiese efectuado el depósito previo, restricción generalizada que desde 1617 se estableció en Francia, la cual supeditaba los privilegios y derechos exclusivos de venta de los impresores y libreros a realizar el depósito. En los siglos XVIII y XIX el depósito legal se convierte en una formalidad obligatoria y necesaria para la existencia de la protección legal del derecho de autor, situación que empezó a cambiar cuando el Convenio de Berna estableció que los derechos de autor surgen con la creación (dejando la opción para que cada país, si lo quiere, exija la fijación de la obra) y no están subordinados a la existencia de ninguna formalidad.
A. Depósito legal en Colombia
En Colombia la primera legislación que reguló el tema del depósito legal fue la ley de 16 de mayo sobre depósito y conservación de impresos en la Biblioteca Nacional, teniendo como antecedente el proyecto del ley de 29 de diciembre de 1833, que ordenó la conservación de todo el material impreso de la Nueva Granada en la Biblioteca Nacional; los considerandos de dicho proyecto manifestaban:
Parece que la mayor preocupación del legislador era el registro historiográfico, más que la conservación de toda la producción bibliográfica y cultural de la nación, y que la disposición del depósito legal era una medida transitoria frente a la ausencia del "cronista general"; afortunadamente la legislación del tema tuvo carácter permanente y con un propósito de recaudación universal de la producción bibliográfica nacional.
La ley de depósito es la 3ª, Parte 1ª, Tratado 3º de la Recopilación de Leyes de la Nueva Granada, la magnífica colectánea de don Lino de Pombo, que por su importancia histórica transcribo en su integridad:
Articulo Segundo: El editor o dueño del libro impreso deberá dar el papel en que se imprima el que debe remitirse a la biblioteca; y el impresor deberá imprimirlo y encuadernarlo por lo menos a la rustica, si fuere libro o cuaderno.
Articulo Tercero: El bibliotecario recibirá todos los libros, cuadernos o impresos que se le remitan o entreguen, y deberá guardarlos y conservarlos en la biblioteca con el mejor orden y regularidad, colocándolos con separación según las fechas de los años y lugares de su impresión. El extenderá un recibo por cada uno que se le remita o entregue, y pagara una multa de diez pesos por cada uno que falte en la biblioteca, y que con su recibo se le compruebe que recibió. Anualmente en el mes de enero formará una lista o catálogo de los libros, cuadernos o impresos que recibió en el año anterior, y firmada por el rector de la universidad la conservara en los archivos de la biblioteca.
Articulo Cuarto: Los impresores de fuera de la capital de la República remitirán al bibliotecario, por los inmediatos correos ordinarios después de la publicación, los libros, cuadernos y otros escritos que impriman, cubiertos con dos fajas de manera que pueda verse que es impreso. Nada se exigirá por su porte en las administraciones de correos, sea cual fuere su peso, y todos vendrán certificados. A la vuelta de una de las fajas pondrá el bibliotecario su recibo, expresando el título y número de los impresos que reciba, y el administrador de correos remitirá libres de porte dichos recibos, a los impresores remitentes. Estos pagarán una multa de diez pesos por cada impreso que haya salido de su imprenta y de que no tengan el recibo del bibliotecario, a no ser que justifiquen plenamente no ser culpables, por haber puesto oportunamente el impreso en la administración de correos respectiva. El poder ejecutivo dictará las medidas convenientes para que de tiempo en tiempo se examine si el bibliotecario o los impresores han faltado a los deberes que por esta ley se les impone.
Parágrafo primero: Quedan exentos de la multa de que habla esta ley, los bibliotecarios que entreguen a la autoridad correspondiente los impresos que hayan sido condenados por el jurado, y también los impresores que en el mismo caso no cumplan con la remisión del impreso al bibliotecario.
Parágrafo segundo: Lo mismo se entenderá en caso de que la remisión se retarde por haber sido admitida la acusación de un impreso, hasta que el jurado lo absuelva o condene.
Articulo Quinto: Los libros, cuadernos, periódicos y demás impresos que se depositen en la biblioteca, se franquearan a los particulares que quieran leerlos, en la misma forma y con las mismas precauciones que los demás libros de ella.
La Ley 32 de 1886 sobre derechos de autor subordinó la protección del derecho de autor al registro y depósito de las obras, imponiendo la obligación, para otorgar los beneficios legales, de entregar dos ejemplares a la Biblioteca Nacional y uno al Ministerio de Instrucción Pública donde se debía realizar el registro. Cuando la publicación se hiciera en un departamento diferente al de la capital el gobernador debía remitir dos ejemplares, uno para el Ministerio y otro para la Biblioteca Nacional; el otro ejemplar se quedaba en la Biblioteca Departamental. La Ley 86 de 1946, que derogó la Ley 32 de 1886, mantuvo las formalidades y en su artículo 80 estableció que el depósito era obligatorio para el editor, dando un plazo de 60 días para el depósito. El depósito solo era de obras impresas, y se cambió el depositario, siendo obligatoria la entrega de un ejemplar a la Biblioteca Nacional, de otro a la Biblioteca de la Universidad Nacional y de otro más al Registro de la Propiedad Intelectual. Desde 1961 se aumentó la obligación, debiéndose depositar un ejemplar adicional en el Instituto Caro y Cuervo, con destino al Anuario Bibliográfico.
Con la entrada en vigencia de la Ley 23 de 1982 (Ley de Derechos de Autor), el depósito legal sufre varios cambios. La principal reforma es que se adopta el criterio del Convenio de Berna de la protección por la mera creación, sin necesidad de formalidad alguna, de tal suerte que el registro y el depósito no son necesarios para la protección por medio del derecho de autor. El artículo 197 establece el depósito legal para fonogramas y videogramas ampliando el objeto del depósito que hasta el momento se había circunscrito a material impreso. Se amplía el número de ejemplares a depositar a un total de seis: dos para la Biblioteca Nacional, uno para la Biblioteca de la Universidad Nacional, uno para la Biblioteca del Congreso, uno para el Instituto Caro y Cuervo y otro para la Oficina de Registro del Derecho de Autor. Respecto a planos, croquis, mapas y fotografías no se hace obligatorio el depósito y se requiere para su registro tan solo una copia en la Oficina de Registro de Derechos de Autor. La obligación continúa recayendo en el editor. El depósito se debe hacer en los 60 días siguientes a la publicación. A las publicaciones periódicas se les estableció un régimen especial y solo debían depositar tres ejemplares, existiendo cierto tufillo de control sobre las publicaciones ya que se estableció como uno de los depositarios al Ministerio de Gobierno; frente a la omisión del deposito por tres veces consecutivas se imponía como sanción la cancelación de la inscripción del título de la publicación.
Las legislaciones sobre depósito legal, obedeciendo a las circunstancias históricas y sociales, fueron cambiando su estructura de acuerdo a sus finalidades, además de ir incorporando dentro del objeto de depósito un número cada vez más amplio de obras, yendo de la mano con los avances en la capacidad de reproducción de información; el depósito pasó así, de referirse solo a las obras impresas, a incluir material audiovisual y sonoro, para más adelante comprender el depósito de obras electrónicas. En Colombia, una constante ha sido mantener a la Biblioteca Nacional como depositario, añadiendo y cambiando en cada reforma de la legislación sobre la materia a los demás depositarios.
III. Objetivos y funciones del depósito legal
Surge el depósito legal en épocas y regímenes donde la censura encuentra en el depósito legal una gran herramienta para controlar la circulación del material a difundirse, tanto en lo que hace a la impresión como a la importación de textos. Pero con la llegada del ideario democrático liberal la función del depósito legal cambió, sirviendo como instrumento para garantizar la libertad de expresión y el acceso a la información, tanto así que algunas legislaciones de depósito legal de forma expresa rechazan la censura1.
Otra función del depósito legal desde sus orígenes en Colombia y en relación con los privilegios y derecho de autor, fue la de servir como medio de prueba en caso de algún reclamo judicial (MELO, 1991). Es preciso diferenciar el depósito en el de registro de derecho de autor y el de depósito legal: el depósito legal es obligatorio, mientras que el de la oficina de derecho de autor es voluntario; el depósito legal se realiza en la entidad encargada de conservar el patrimonio bibliográfico del país, mientras que el segundo en una oficina de registro de propiedad intelectual, y el depósito que se realiza en estas oficinas no es para el acceso público o la conservación patrimonial sino para mediar como prueba en caso de alguna controversia judicial. El depósito legal se utilizó como requisito en el otorgamiento de privilegios y más delante de derechos de autor, función que ha pasado a la historia, aunque con graves perjuicios para el depósito ya que cuando era requisito de otorgamiento de derechos era más atractivo para los autores y editores, y por lo mismo su cumplimiento era más efectivo.
Un objetivo que se ha mantenido desde la creación de la figura del depósito legal es la recaudación, conservación y organización de la producción documental del país. Es decir, la protección de los contenidos para la posteridad de la humanidad, teniendo como punto fundamental la consideración de que toda obra publicada es parte integrante del patrimonio cultural. En la Declaración de París se expresa que los objetivos de cualquier legislación de depósito legal han de ser: 1. El acopio y conservación de la edición nacional, y 2. La creación de los registros bibliográficos oficiales de los elementos que constituyen la edición nacional (UNESCO y IFLA, 1977). Para tal fin deben existir todas las medidas de preservación necesarias, teniendo en cuenta el lugar donde se depositen, las medidas constantes de conservación y cuidado, el cuidado al proporcionar acceso a las consultas para que el material no sufra un desgaste mayor al natural, medidas de restauración del material que se encuentre en peligro, copias de seguridad del material, entre otras.
Por medio del acopio de todas las obras objeto del depósito legal se busca garantizar la conformación y el resguardo del patrimonio cultural de cada país; de esta forma el depósito legal se convierte en un instrumento de política cultural para la historia de una nación.
Una de las funciones más importantes que tiene el depósito legal es servir como instrumento para el control y creación de bibliografías nacionales y de catálogos de las mismas, y a la vez para cumplir con el objetivo internacional de la creación de un control bibliográfico universal.
La bibliografía nacional es el conjunto de registros bibliográficos de un país, registros definidos como noticias completas y de autoridad sobre la edición nacional (Cordón García, 1997). La función de dicha bibliografía "es lograr que todo documento sea adecuadamente publicado, almacenado y registrado; en tanto que su objetivo es permitir la identificación, selección y localización de esos documentos según las necesidades de los usuarios" (ESCAMILLA, 1999). La bibliografia nacional es importante por cuanto sistematiza y realiza un inventario que pretende ser exhaustivo de la producción bibliográfica nacional, facilitando de esa manera la gestión y el acceso a la información. Las bibliografías son la puerta de acceso a la documentación bibliográfica nacional, mas no constituyen la documentación como tal. El registro que se realiza debe ser en principio el de los documentos entregados en el depósito legal, ya que en teoría allí se encuentra de forma exhaustiva todo lo que se ha publicado en el país.
En Colombia, la Biblioteca Nacional, que es la receptora principal del material de depósito legal y que conserva la colección más grande de material impreso en la nación, no realiza la producción del catálogo bibliográfico nacional, pese a ser por su naturaleza quien debiera realizarlo: "La Biblioteca Nacional es consciente de la importancia que tiene el producir la Bibliografía Nacional corriente, sin embargo se consideró que no están dadas las condiciones para su edición y solo en la medida en que se logren modernizar los procedimientos actuales, podemos comprometernos con esta importante tarea" (Becerra, 1991).
La bibliografía nacional ayuda a verificar el cumplimiento del depósito legal, al momento de realizar una retrospectiva para velar por la recoleccion del material que no se ha depositado y que se debe depositar. Por medio de la bibliografía nacional el material que ha sido depositado se vuelve útil, ya que la comunidad en general puede informarse del material disponible para tener acceso a él; "the main purpose of national bibliographical control is to identify material published at national level and to register and diseminate this information widely" (RIBEIRO ZAHER, 1999).
Ahora bien, en sentido estricto la inserción del registro del material depositado en el catálogo de la biblioteca receptora no es la creación de la bibliografía. Para las finalidades establecidas en el Congreso de París de septiembre de 1977 es necesario que la bibliografía nacional corresponda a unos objetivos básicos que se refieren al acuerdo mínimo sobre la cobertura, contenido, forma, presentación, clasificación y periodicidad de las bibliografías nacionales corrientes (UNESCO Y IFLA, 1977). Estos objetivos son fundamentales para la creación del Control Bibliográfico Universal (CBU), idea que surgió en el siglo XIX, siendo mérito de Paul Otlel y Henry Lafontaine, y que se concibe como el propósito de reunir y organizar los registros de toda la producción bibliografica de las naciones en beneficio de toda la humanidad (RAMÍREZ LEYVA, 1999).
El concepto concreto de Control Bibliografico Universal surge gracias a Dorothy Anderson, autora en el año de 1974 de la publicación Universal Bibliographic Control: A long Term Policy, A Plan for Action y primera directora del programa CBU (Plassard, 1999). En dicho plan se define que el "propósito del sistema es hacer universal y prontamente disponible, en una forma internacionalmente aceptable, los datos bibliográficos básicos sobre todas las publicaciones tratadas en todos los países" (Cordón García, 1997). El proyecto parte del reconocimiento de que cada país es el más indicado para identificar y registrar las publicaciones de sus autores nacionales (ESCAMILLA, 1999). Para que exista el CBU es necesario un control bibliográfico nacional efectivo, y por otro lado es preciso establecer estándares para el intercambio de información bibliografica o sistemas de conversión de los registros bibliográficos para poder compartir la bibliografía. Para la satisfacción de este objetivo se abogó por la adaptación del estándar unimarc, el cual surgió a mediados de los años setenta con el propósito de cambiar y unificar todos los registros que se encontraban en los diferentes estándares marc (HOLT, 1999). Este formato está diseñado para almacenar más de 20 datos de cada documento registrado; dentro de estos estándares también encontramos el isbd (International Standard Bibliograhic Description), el cual ha tenido varias revisiones para archivos electrónicos, como son el ISBD-ER (Electronic Resources) y el ISBD-CF (Computer Files).
Una función importante del depósito legal relacionado con las bibliografías nacionales es ayudar a la producción de estadísticas de la producción cultural del país y desempeño de las industrias culturales; estadísticas que ayudarán a formular políticas nacionales y sectoriales más adecuadas en materia cultural.
El término registro documental es más conveniente que el de registro bibliográfico, ya que desde hace varios años el depósito legal no se circunscribe al material impreso sino que se ha extendido a todo tipo de documentos, como software, audiovisual y multimedia, en cualquier formato y en publicaciones tanto on-line como off-line. Por lo tanto, se debe realizar control del registro documental de la nación basado en un principio de exhaustividad, ya que en lo que hoy puede parecer baladí e insignificante, un investigador en el futuro puede encontrar material de primera calidad para examinar y comprender nuestra historia.
Los estándares UNIMARC, USMARC y otros similares son muy limitados para la creación de registros, identificación, acceso y localización de documentos electrónicos. Lenguajes como el sgml y sistemas de metadatos como dublin core serán más convenientes para indexar, registrar y catalogar información digital.
Uno de los objetivos modernos del depósito legal es el de proporcionar acceso a los contenidos depositados; de esta forma se pasa de un enfoque netamente conservacionista y pasivo a un sistema donde el depositario debe brindar las posibilidades de acceso gratuito y universal, y asumir un papel activo en la difusión del conocimiento, en especial de los servicios que ofrece como depositario y como intermediario directo entre los productores de contenidos y los usuarios de la información.
En Colombia, hasta 1988 se atendió al público en general sin ninguna restricción, pero
El problema de acceso se puede solucionar con la colección digitalizada y puesta a disposición por medio de acceso remoto y de la implementación de sistemas drm que gestionen de forma debida los contenidos permitiendo el respeto a los derechos de autor.
El papel de una biblioteca nacional debe ser, entre otros, el de la promoción cultural, posibilitando y facilitando el acceso a la información, y el de establecer mecanismos de difusión de todas sus colecciones; de esa forma las obras objeto del depósito legal no formarán un archivo muerto de consulta para un reducido número de personas sino que cumplirán con su función patrimonial de constituir una valiosa fuente de información para toda la población. Dentro de este objetivo el programa de la UNESCO de Disponibilidad Universal de Publicaciones (UAP) tiene como objetivo establecer un programa mediante el cual se vela por que al menos un ejemplar de cada publicación se conserve y cualquier investigador de cualquier parte del mundo que necesite consultarlo pueda obtenerlo mediante préstamo o copia.
Otra función que puede llegar a cumplir el depósito legal es la de proporcionar ejemplares para canje, lo cual se puede hacer siempre y cuando el número de ejemplares lo permita, es decir, sea bastante alto.
IV. Elementos de la legislación de depósito legal
A. Cuerpo normativo
Es importante que la regulación del depósito legal se encuentre en una ley específica dedicada al tema, de esta forma se podrán fijar unos objetivos claros, con discusiones legislativas enfocadas en el tema en cuestión. La legislación dispersa sobre depósito legal, como en Colombia, puede acarrear confusiones y deficiencias en la difusión de la obligación.
En pocos países el depósito legal hace parte de una legislación independiente, como Brasil (Ley 10.994, de 14 de diciembre de 2004) e Inglaterra (Legal Deposit Libraries Bill, de 7 de julio de 2003, que reemplaza la Secc. 15 de la Copyright Act de 1911). La legislación independiente sobre depósito legal facilita tener unos objetivos y funciones claras, elementos y procedimientos bien definidos y un análisis sistemático con la Constitución y el resto de la legislación vigente del país.
En la mayoría de países, el depósito legal es un tema accesorio de derechos de autor (Argentina, Ley 11723, arts. 57 y ss.; Estados Unidos, Copyright Act, Secc. 407; Australia, Commonwealth Copyright Act, 1968, Secc. 201), de leyes orgánicas de educación (Panamá, Ley 47 de 1946), de leyes sobre las libertades de información y periodismo (Chile, Ley 19.733, art. 14), de leyes sobre bibliotecas nacionales (Nueva Zelanda) o de leyes sobre bibliotecas (Namibia, Tasmania). En cada país esta ubicación normativa depende de factores políticos e históricos diferentes; por ejemplo, en Namibia la Ley de Bibliotecas y Servicios de la Información de 1996, tomada de la ley noruega, fue la primera ley de depósito legal de ese país, ya que después de la independencia de Namibia ninguna autoridad se hacía cargo de los servicios bibliotecarios de la nación (Lor & Letshela, 2002).
El depósito legal en la mayoría de casos es regulado tanto por una ley principal enunciativa de la obligación como por un decreto o una orden que lo reglamenta. En estos casos la ley debe ser lo suficientemente específica en los elementos fundamentales y objetivos del depósito para que el reglamento sea algo más procedimental y reglamentario. En algunos casos su regulación total se hace por medio de decretos o actos administrativos (Nigeria, Filipinas, Líbano), lo cual no es conveniente por la facilidad de modificar dichas normas.
Objetivos
Es conveniente que la legislación sobre depósito legal contenga los objetivos y propósitos que se buscan satisfacer, así la interpretación de la ley y las políticas y reglamentaciones que se adopten irán de acuerdo al espíritu de la ley y cumplirán los propósitos del legislador. Es importante señalar claramente estos objetivos para que a la hora de su cumplimiento se establezcan prioridades, o para evitar que se dejen de lado puntos fundamentales que pueden ir en perjuicio de la política general de depósito legal.
La IFLA, en su Segunda Conferencia Internacional sobre los Servicios Bibliográficos Nacionales, estableció como vital el que las nuevas legislaciones sobre depósito legal integren y determinen los objetivos que se busquen con esta reglamentación.
Un claro ejemplo de esto es la ley brasileña de depósito legal de 2004, la cual en su artículo 1º establece que el propósito del depósito legal es asegurar el archivo y conservación de la producción intelectual nacional, además de posibilitar el control, la elaboración y divulgación de la bibliografía brasileña, como instrumento de la defensa y preservación de la lengua y la cultura nacionales.
Otro buen modelo referido a los objetivos de la biblioteca nacional, y relacionado directamente con el depósito legal, es la ley de Nueva Zelanda (National Library of New Zealand Act de 2003), que en su artículo 3º enuncia que uno de los propósitos de la ley es la preservación, protección, desarrollo y accesibilidad, para toda la población de Nueva Zelanda, de las colecciones de la Biblioteca Nacional.
C. Obligatoriedad y depósito voluntario
La obligatoriedad del depósito es un elemento característico de esta figura, pero esto no garantiza la efectividad de la misma. En la mayoría de países se ha establecido el depósito legal como una obligación que en caso de incumplimiento acarrea unas sanciones, lo cual no ha sido óbice para que la efectividad del depósito sea precaria en los países latinoamericanos, donde además no existen estudios certeros sobre la efectividad del depósito.
El depósito voluntario puede resultar mucho más eficaz que uno obligatorio, y ejemplo de ello es lo que ha sucedido en múltiples latitudes con las obras digitales, ya que, al no estar señalada su obligatoriedad de depósito, las bibliotecas nacionales han optado por la realización de programas de cooperación con grupos de editores y productores de contenidos para preservar y difundir el material.
Así por ejemplo, la Biblioteca Británica, junto con el Department for Culture, Media and Sport, Publishers Association, Association of Learned and Professional Society Publishers, Periodical Publishers Association, National Library of Scotland, National Library of Wales, University Library, Bodleian Library, Trinity College Library, desde finales de 1997 empezó a diseñar un código de práctica para el depósito voluntario de publicaciones no impresas, es decir publicaciones digitales on-line y off-line (Wight, 2013). En Australia, la obligación del depósito legal establecida en la Sección 201 de la Copyright Act de 1968 se aplica solo para materiales impresos, por lo que el material on-line queda por fuera del alcance de esta ley. Desde 1996 el proyecto de la colección nacional de publicaciones on-line australianas implementó un sistema voluntario de depósito (GATENBY, 2002).
Para que un sistema voluntario sea exitoso, como en el caso de Holanda, es necesario un ambiente democrático, un compromiso político relacionado con la cultura, que los productores de contenidos tengan una excelente relación de confianza con la Biblioteca Nacional y que sean conscientes de la importancia de la conservación y difusión del patrimonio cultural. Es necesario, además, que existan recursos económicos importantes, ya que un sistema exitoso de conservación y difusión implica invertir en una infraestructura costosa.
Aun en presencia de las condiciones para crear sistemas voluntarios, lo mejor es la existencia de la obligación legal del depósito. Para su efectividad es necesario crear concertación para que el cumplimiento del depósito genere incentivos tales como unos registros bibliográficos útiles para los depositantes, la creación de sistemas de gestión de derechos de autor y la creación de modelos de negocios que involucren a las bibliotecas nacionales, como el intermediario ideal entre productores y usuarios de información. Otros beneficios que pueden resultar de interés para los productores culturales son: exenciones fiscales, subvenciones para organización y participación en ferias culturales, ayudas a la exportación de los contenidos y ayudas para la adquisición del material necesario para la producción del mismo (ROGEL VIDE, 2003).
Los trámites para el cumplimiento de esta obligación deben ser gratuitos y se deben establecer mecanismos que faciliten el depósito, como servicio de correo gratuito para los documentos a depositar, inexistencia de tasas de depósito y certificación de cumplimiento.
D. Material objeto de la obligación
Definir el material que socialmente reviste importancia y que debe ser depositado es una de las mayores discusiones alrededor del depósito legal y la formación de colecciones patrimoniales en la bibliotecas nacionales. Por un lado se encuentran los que Giuseppe Vitiello denomina funcionales, los cuales abogan por un sistema selectivo en donde el criterio a tener en cuenta sean las prioridades que determine el organismo receptor del depósito. En un sistema selectivo la selección dependerá de criterios económicos, burocráticos, y que hasta pueden devenir en políticos y religiosos. Por otro lado están los que lunn denominó tradicionalistas, que reclaman que todo material documental debe ser depositado, sin importar lo insignificante que parezca; en ese sentido es conveniente recordar las palabras de GUASTAVINO:
La exclusión de determinados documentos puede configurar una nueva forma de censura, una censura proyectada al futuro, una censura para la historia. Se debe buscar la universalidad en los objetos de la obligación, una cobertura exhaustiva del conjunto de publicaciones que se difunden en el país. Es necesario que el criterio que traiga la ley sea amplio e indefinido, que dé posibilidad a nuevos formatos y nuevos tipos de documentación, y que por medio de la reglamentación que implemente la ley se especifiquen los materiales a depositar.
Los costos para la conservación y difusión de un depósito con una cobertura universal son excesivamente altos, pero no es esta una razón que justifique renunciar a dicha pretensión. También es importante considerar objeto de la obligación algún tipo de material que aunque técnicamente no se haya publicado sea de interés para toda la comunidad, como son las tesis de grado, especialmente de postgrado; además es importante que estas se encuentren en el registro bibliográfico del país.
Para los documentos que clasifican en lo que se ha denominado "literatura gris" deben establecerse criterios claros de definición para evaluar la pertinencia o no de su depósito.
Otro elemento a tener en cuenta para definir el material objeto de depósito es si las publicaciones son creadas en el país o difundidas, transmitidas, publicadas o distribuidas en el país. También se deben tener en cuenta la nacionalidad del autor y los documentos que incidan en la cultura del país; así, una obra que se importe en un número de tres ejemplares para la venta, para uso privado o para la adquisición de una biblioteca debe estar exenta de depósito. Se debe presumir que cuando una obra es creada, difundida, transmitida, publicada o distribuida en el país se debe realizar el depósito legal, pero se han de exceptuar las situaciones en las cuales la difusión y distribución sea referida o a un número reducido de personas o a un número reducido de ejemplares.
La legislación neozelandesa establece que son objeto del depósito los documentos que son producidos en Nueva Zelanda o que la producción realizada fuera del país es encargada por una persona residente en Nueva Zelanda o que tiene su principal asiento de negocios en Nueva Zelanda.
E. Cantidad de ejemplares
Para determinar el número de ejemplares que debe ser depositado es necesario tener en cuenta los objetivos que se propongan con la legislación que se adopte sobre la materia; si se desea que el depósito sea una fuente de material que sirva de forma amplia para el canje el número de ejemplares aumentará. Las directrices internacionales de la UNESCO plantean como mínimo el depósito de dos ejemplares (LARIVIÈRE, 2000).
El carácter de conservación y acceso del material se puede solucionar con el cumplimiento de estos mínimos, en donde dos ejemplares serían suficientes para posibilitar la satisfacción de los objetivos principales del depósito. La imposición de la entrega de más ejemplares supone una carga para los productores que dudosamente deberán aceptarla. En algunos casos se ha puesto en tela de juicio la constitucionalidad de las disposiciones del depósito legal ya que podría llegar a entenderse que es una expropiación sin indemnización; así por ejemplo, se ha dicho: "¿a santo de qué se pretende exigirles también la entrega gratuita de determinados ejemplares para subvenir a necesidades culturales generales que, en otras ocasiones, la administración del Estado afronta por la vía de la compra o de la permuta, si no median donaciones? ¿Es justo, hoy en día, que se obligue a entregar ejemplares de sus obras a los autores, impresores o editores? Sin más, no lo es" (ROGEL VIDE, 2003).
Entre más reducido sea el número de ejemplares más posibilidades existen de que se realice un cumplimiento efectivo de la obligación.
La figura del depósito legal en la mayoría de la doctrina y de las legislaciones está demasiado encerrada en una bibliofilia que no permite percibir las posibilidades que se pueden lograr con las obras digitales; el número de ejemplares es un caso evidente de esto, pues, ¿qué necesidad existe de la entrega de múltiples ejemplares en el caso de obras digitales on-line? Solo se requerirán las copias necesarias para cumplir con los estándares internacionales para protección de la información.
El número de ejemplares va de casos excesivos a otros donde tan solo se exige un ejemplar. En Chile2 y Portugal3 se exige la entrega de 15 ejemplares, Francia exige que los editores depositen cuatro ejemplares en la Bibliothèque Nationale de France y uno en el Ministerio del Interior, y además el impresor tiene la obligación de depositar dos ejemplares en cada una de las 30 bibliotecas autorizadas de las 22 regiones de Francia metropolitana (entre las que figuran la Bibliothèque Nationale de France para la región de Île-de-France) y de ocho regiones de los departamentos y territorios de ultramar.
En casos donde la obra supere cierto valor o cuyo tiraje sea inferior a determinado número, es habitual que se establezcan excepciones en el depósito o que se reduzca el número de ejemplares a depositar. En Canadá, por ejemplo, la Ley de Depósito Legal de 1953 estableció la entrega de un solo ejemplar cuando la obra supere un valor comercial de 50 dólares canadienses o cuando se produzcan entre 3 y 100 ejemplares, y similares disposiciones se encuentran en la mayoría de legislaciones.
Respecto a las publicaciones oficiales el número de ejemplares a depositar debe ser mucho más alto. El Estado puede y debe soportar este tipo de cargas ya que por este sistema se puede gestionar una debida difusión de las obras emanadas por las entidades del Estado y servir para el canje internacional de obras.
F. Sujeto de la obligación
Es importante precisar quién es la persona que tiene a cargo la obligación del depósito legal. La obligación de entrega de los ejemplares ha estado tradicionalmente en cabeza del editor y del impresor. En algunas legislaciones se realiza la exigencia a todos los intervinientes directos de la industria cultural, autores, editores, productores, impresores o distribuidores. Legislaciones como la norteamericana, debido a la relación íntima que han tenido en ella el depósito legal y el derecho de autor, imponen la obligación al propietario del copyright.
La claridad legislativa en este punto es esencial para implementar las sanciones por incumplimiento, y cualquier ambigüedad podría conducir a que la ley sea ineficaz en cuanto, pese a contar con medios de coacción, no los pueda utilizar.
Lunn, en sus recomendaciones, señala que la carga se debe imponer al impresor, pero esta concepción está limitada al mundo bibliográfico. La ley debe ser lo suficientemente amplia para incorporar sujetos que publiquen cualquier clase de contenido, no circunscrito a material bibliográfico.
La ley debe establecer criterios generales y abstractos, referidos a todo aquel que publique documentos objeto del depósito, y por medio de la reglamentación de la misma se debe precisar de forma exhaustiva quiénes exactamente deben realizar el depósito; un elemento de gran ayuda para la imposición de esta obligación es tener en cuenta a quién pertenece el derecho patrimonial de autor de los contenidos que se editan, así como los beneficiarios de licencias de edición, difusión, comunicación pública y demás derechos de autor y conexos.
Es vital que se señale solo a un sujeto como obligado a realizar el depósito, como la manifiesta Gustavino: "Es lógico y comprensible que cuantos más responsables se establezcan, más complicado e inseguro resultará en la practica mantener un eficaz control simultáneo sobre todos ellos. Lo contrario ocurrirá si el deber del depósito se centra en uno solo de los referidos elementos (autores, editores o impresores)". Cuando en la legislación se presentan múltiples depositantes de forma optativa, como en Francia o Colombia, donde la obligación recae sobre los editores, productores, impresores, distribuidores o importadores, será muy difícil saber a quién se requiere el cumplimiento y, a la hora de escoger, qué criterio se debe tener para optar por él y no por los otros obligados. Además, como el depósito supone una carga económica ¿esta debe ser soportada de forma solidaria distribuyendo los costos?; si se añade la dificultad de determinar a quién se le impone la sanción en caso de incumplimiento, y respetando un debido proceso, ¿cómo escoger al sancionado?, ¿o sancionar a todos de forma solidaria?; estas y otras dificultades se verán salvadas con una reglamentación clara y exhaustiva, que puede ser especifica-casuística y con un sujeto único.
Un ejemplo de definición amplia lo encontramos en la legislación de Nueva Zelanda, que en el artículo 29 de su normativa sobre la materia preceptúa que se entenderá por editor: a. En relación con documentos impresos publicados, al editor del documento; b. En relación con cualquier otro tipo de documento publicado diferente de un documento de internet, a la persona que produzca en Nueva Zelanda, o que haya encargado la producción del documento fuera de Nueva Zelanda, y cuyas copias sean distribuidas o puestas a disposición del público; c. En relación con documentos de internet, a la persona que tiene el control sobre los contenidos del sitio web, o parte del sitio web en el cual el documento es localizado.
G. Tiempo de cumplimiento
El momento en el cual se deba cumplir la obligación será en muchas ocasiones determinante para la efectividad del depósito legal.
En regulaciones como la española el depósito es previo a la publicación, lo cual parece ser un rezago de los objetivos de censura del depósito (Rogel Vide, 2003).
Plazos bastante cortos generan mayor posibilidad para que material efímero sea conservado y para que la biblioteca pueda tomar medidas efectivas para el recaudo de material que no se deposita a tiempo.
Legislaciones como la sudafricana exigen no la entrega, sino el envío del material en un plazo de 14 días después de la publicación; en Dinamarca se establece un plazo de 6 meses, y en Francia se debe hacer a más tardar al tiempo que se coloque a disposición el contenido.
H. Sanciones
Ante una obligación legal se debe establecer que si existe un incumplimiento del supuesto de hecho, se imponga una sanción que sea ejecutable. Sin sanciones o sin la posibilidad real de hacerlas efectivas el depósito obligatorio en la práctica se convierte en un depósito voluntario. La sanción no siempre es necesaria: Inglaterra, por ejemplo, no establece sanciones, sino que en el artículo 3º establece la posibilidad de una orden judicial para obligar al cumplimiento, y desempeña un papel de intimidación que apremia por el cumplimiento. Es necesario que no solamente se cuente con la norma jurídica que establezca la sanción, sino con toda una reglamentación que determine los procedimientos de imposición y ejecución, las entidades encargadas de imponer las sanciones, y los destinos de lo recaudado por las multas. Es recomendable que el dinero que se recoja por las multas sea destinado al depositario, pues de esta forma habrá un interés adicional por velar por el cumplimiento de la ley. Antes de la iniciación de un proceso para la imposición de una multa se deben realizar requerimientos para el cumplimiento del depósito, y frente el desacato a estos requerimientos se debe proceder a la imposición de la sanción. Ante la reincidencia del desacato al depósito se deben imponer sanciones más gravosas; así por ejemplo, la Secc. 407, literal d, numeral 3, de la Copyright Act norteamericana establece que en casos de reincidencia de incumplimiento del depósito se deberá pagar 2.500 dólares adicionales a la multa, que no debe exceder de 250 dólares por cada obra no depositada.
Existe disparidad de formulas para establecer la sanción frente al incumplimiento del depósito; algunas legislaciones establecen discrecionalidad en la imposición hasta unos topes (Nueva Zelanda); otros sistemas establecen una multa determinada por el valor de los ejemplares no depositados (Brasil), o, como en Estados Unidos, se establece un sistema de multa máximo de 250 dólares y además el pago a un fondo especial de la Biblioteca del Congreso del precio de venta al detal de la obra requerida, o en caso de no poderse fijar un precio al detal, el precio razonable para que la Biblioteca del Congreso pueda adquirirla.
Es recomendable un sistema que establezca una multa de acuerdo al valor del ejemplar a depositar, teniendo en cuenta que se debe determinar el valor de la obra según el precio de mercado que tenía al momento en que debía hacerse el depósito o según el valor razonable para poder adquirirla, multiplicado por no más de 10 veces el valor de la obra, estableciendo unos topes razonables mínimos y máximos. La sanción no debe excluir la obligación de realizar el depósito.
Respecto a publicaciones oficiales se podrán imponer sanciones de carácter disciplinario, estableciendo la omisión del depósito como una falta grave para la persona responsable de realizar dicho depósito.
I. Gratuidad
La entrega de los ejemplares debe ser a título gratuito; así se ha establecido de forma unánime en las legislaciones, excepto por Japón donde el editor recibe una cuantía equivalente al costo de producción de la publicación4; como ya se mencionó, también deben ser gratuitos todos los trámites relacionados con el cumplimiento del depósito, al igual que el acceso a las colecciones formadas por el depósito.
J. Depositario
El tradicional depositario de los documentos objeto de la obligación es la biblioteca nacional. Distinguiendo a la biblioteca nacional desde un criterio funcional, siguiendo así las directrices legislativas para bibliotecas nacionales de 1987 de la UNESCO, con independencia del nombre que tengan, se definen como biblioteca nacional aquellas que son encargadas del depósito legal y que además tienen unas funciones de conservación del patrimonio cultural. Así por ejemplo, la Biblioteca de la Universidad de Helsinki se considera como biblioteca nacional debido a su funcionamiento, y la Biblioteca Nacional de Medicina de Estados Unidos no se considera biblioteca nacional para efectos del depósito legal (SYLVESTRE, 1987).
Bibliotecas como la del Congreso de Estados Unidos y la del Parlamento japonés5, depositarias de los documentos objeto del depósito legal, se deben entender como bibliotecas nacionales.
Desde mediados del siglo pasado se ha dicho que es necesario, para la existencia de la biblioteca nacional, que esta sea una institución nacional y que su colección abarque todas las publicaciones de la nación, de tal forma que cada institución forje su propia personalidad (Fuentes, 2003). En la medida que la información es un activo cada vez más importante para la economía de los países, la biblioteca nacional puede cumplir nuevas funciones, a la vez que enfrentarse a retos jurídicos tan importantes hoy en día como el de la propiedad intelectual.
Las diferencias entre las bibliotecas nacionales dependiendo de los diferentes contextos se manifiestan especialmente en las funciones adicionales a la de servir como depositaria de los documentos objeto del depósito legal. Además del depósito legal son comunes a la mayoría de bibliotecas nacionales las siguientes funciones: ser centro de información bibliográfica, servir como centro del sistema bibliotecario del país, ser centro de coordinación y dirección de las diversas formas de actividad de otras bibliotecas del país.
Frente a la cantidad de información que hoy día se produce y que debe ser depositada las bibliotecas nacionales enfrentan múltiples dificultades, como afirma Gustavino: "el depósito legal da lugar a un curiosa paradoja: constituye para las bibliotecas nacionales un difícil problema tanto si funciona mal, como si da un rendimiento plenamente satisfactorio". Entre los problemas de mayor importancia encontramos el de especialización, el cual ha hecho que la centralización de todos los documentos depositados vaya desapareciendo, dando lugar a la creación de bibliotecas especializadas, ya sea por la temática que manejan, tal como la Biblioteca Nacional de Medicina o de Agricultura de Estados Unidos, o por el tipo de obras, sean audiovisuales, sonoras u otro formato, tal como sucede en Francia con el Centre National de la Cinématographie y el Institut National de l'Audiovisuel. La creación de estos centros especializados puede dar lugar a una mejor gestión de la información depositada, ya que se contará con unos recursos técnicos y humanos mejor capacitados para el tratamiento de dichos documentos. Las bibliotecas especializadas son un fenómeno casi exclusivo de países con economías ricas, los cuales poseen los recursos necesarios para estos centros de información que demandan altos costos.
K. Recaudación
Siguiendo los planteamientos de Gustavino, lo mejor es la existencia de una entidad que se encargue de la recaudación y vigilancia del cumplimiento del depósito legal, independiente de las actividades de la biblioteca nacional; así, cabe pensar en
La información de las obras depositadas debe estar centralizada tanto por una correcta indexación del material como por un control adecuado del material que efectivamente ha sido depositado y de aquel del que se ha omitido la entrega. Es de vital importancia que la entidad de recaudación identifique todo el material que no se ha depositado y cuente con los recursos para adquirir y buscar todo el material posible que esté ausente en la colección, ya sean ejemplares usados o nuevos, con el propósito de enriquecer el patrimonio documental.
I. Propiedad de la colección
Uno de los puntos en la legislación sobre depósito legal que en la mayoría de países se ha pasado de largo se refiere a la transferencia de la propiedad de los ejemplares, ya que el nombre de la figura jurídica genera una imprecisión por cuanto en el depósito no hay transferencia de propiedad. De no existir ninguna norma que aclare el asunto estaríamos ante un vacío legal que derivaría en que los ejemplares "depositados" continuarían siendo de propiedad de quien los ha depositado, esto hasta el momento en que se configure una prescripción adquisitiva a favor del depositario.
En la ley de depósito legal debe especificarse que al momento de realizar el depósito los ejemplares pasarán a ser de propiedad de la nación, o si se quiere del depositario o de la entidad que según las políticas culturales de la nación sea la más apropiada; además, deberá considerarse que todos los ejemplares depositados hacen parte del patrimonio cultural de la nación y de propiedad del Estado. La Ley sobre la Biblioteca Nacional de canadá establece que "la posesión de todo libro que se encuentre bajo la custodia del Director de la Biblioteca Nacional, o bien haya sido entregado a este, o haya sido adquirido de cualquier otro modo por dicho Director en cumplimiento de esa Ley, recae en Su Majestad siempre que no se trate de un préstamo, y el libro pasa a formar parte de la Biblioteca". Frente a las obras digitales off-line se podrá predicar la misma propiedad sobre los ejemplares (DVD, CD, etc.).
M. Responsabilidad
Se debe excluir de toda responsabilidad civil y penal al depositario6 y a los demás sujetos que actúen como intermediarios (especificados claramente en un reglamento) en el cumplimiento de las funciones y objetivos del depósito legal. Expresamente se debe establecer que no habrá responsabilidad por daños causados que se encuentren en los documentos depositados, tampoco por obras depositadas de las cuales exista violación de derechos de autor. Frente a los documentos recolectados y que infrinjan de una u otra manera la ley o generen daños a terceros, como en el caso de material pedófilo, reproducción ilegal de obras protegidas por el derecho de autor, material que atente contra la seguridad nacional, documentos injuriosos y calumniadores, este tipo de material debe ser conservado por el depositario, siendo inconveniente la devolución o destrucción del material, ya que sería una pérdida para el patrimonio documental de la nación, aclarando que el depositario debe imposibilitar el acceso al mismo; como afirma LARIVIERE:
De tal suerte que la exoneración de responsabilidad debe ser lo suficientemente amplia como para que permita la conservación de todo el material documental de la nación.
V. Cuerpo normativo vigente en Colombia
La legislación sobre depósito legal en nuestro país se encuentra esencialmente inmersa dentro de la legislación sobre derecho de autor (Ley 44 de 1993 y Dcto. 460 de 1995), pero además podemos encontrar diversas normas relacionadas con dicha figura en diversos apartados de la legislación cultural, esencialmente en la llamada Ley del Libro (Ley 98 de 1993) y en la Ley de Cine (Decreto 358 de 2000). Esta normatividad dispersa hace que sea más complicado el conocimiento de la figura, que de por sí es desconocida por la mayoría de abogados, a la vez que hace que no tenga unas finalidades claras y específicas.
1. Definición y objetivos. Encontramos en el Decreto 460 de 1995, "Por el cual se reglamenta el Registro Nacional del Derecho de Autor y se regula el Depósito Legal", el capítulo III dedicado a reglamentar el depósito legal, y en el artículo 22 se encarga de definir el depósito legal manifestando varios propósitos. Se define como:
Se encuentran los siguientes objetivos:
Conservación: la obligación del depósito legal se impone para que las entidades depositarias se encarguen de la conservación de todo el material documental, por lo que es necesario que cada una de estas instituciones tenga los recursos técnicos, humanos y demás que sean necesarios para cumplir con este propósito. La conservación debe entenderse desde un sentido amplio y equiparable al concepto de preservación, donde se elaboren directrices de mantenimiento, custodia y cuidado total de las colecciones con acciones específicas para que estas no se deterioren.
La conservación adecuada implica también la posibilidad de preservar material que pueda constituirse como fuente para futuras reproducciones de las obras, así lo vemos expresado en el considerando del Decreto 358 de 2000 que reglamenta las normas sobre cinematografía nacional:
- Guardar memoria y acrecentar el patrimonio cultural: mediante este propósito se reconoce a todas las colecciones formadas por los documentos entregados vía depósito legal como patrimonio cultural de la nación; de forma adicional debemos tener en cuenta que mediante la Ley 14 de 1936 Colombia adhiere al "Tratado sobre la protección de muebles de valor histórico" que califica a las bibliotecas oficiales como monumentos nacionales, así: "Artículo 1. Para los efectos de este Tratado se consideran monumentos muebles: […] d. De todas las épocas: 1. Las Bibliotecas Oficiales y de instituciones, las bibliotecas particulares valiosas tomadas en su conjunto, los archivos nacionales y las colecciones de manuscritos, oficiales y particulares, de alta significación histórica"; y de forma específica el Decreto 287 de 1975, "Por el cual se declara Monumento Nacional a la Biblioteca Nacional", resuelve: "Artículo único. Proponer al Gobierno Nacional, la declaratoria de Monumento Nacional de la Biblioteca Nacional, constituida por su colección de libros raros y curiosos, hemeroteca, manuscritos e impresos y los fondos que la componen, junto con el edificio de la Biblioteca Nacional. Parágrafo. En consecuencia, la colección de libros raros y curiosos, la hemeroteca, los manuscritos e impresos de la Biblioteca Nacional, formarán un conjunto que en ningún caso podrá fraccionarse, segregarse ni dividirse". Así las cosas, tenemos que todas las colecciones de las bibliotecas departamentales y la Biblioteca Nacional de Colombia son patrimonio cultural, teniendo presente que la Ley 397 de 1997, "Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71, 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de Cultura y se trasladan algunas dependencias", también denominada Ley de Cultura, en su título ii, "Patrimonio cultural de la Nación", establece en el artículo 12 que las bibliotecas departamentales, entre otras, podrán ser depositarias del patrimonio documental, así:
Parágrafo. El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Cultura, velará por la recuperación, conservación y preservación del patrimonio colombiano de imágenes en movimiento.
Frente al material audiovisual el artículo 16 del Decreto 358 de 2000 establece la obligación de conjugar esfuerzos interinstitucionales para la adecuada preservación y mantenimiento del patrimonio cultural, y para una adecuada gestión del depósito legal relacionado con obras audiovisuales, y en este caso específico del patrimonio de las imágenes en movimiento (patrimonio fílmico):
- Difusión del patrimonio documental: una implicación directa del hecho de que estas colecciones sean patrimonio cultural es la obligación del Estado y de todas las personas de difundir, proteger y valorar las colecciones que lleguen por depósito legal. Es decir que la producción documental del país objeto de la obligación debe ser difundida, de acuerdo al artículo 1.º de la Ley de Cultura, así: "Título 1. Principios fundamentales y definiciones. Artículo 1.º De los principios fundamentales y definiciones de esta ley. La presente ley está basada en los siguientes principios fundamentales y definiciones: […] 5. Es obligación del Estado y de las personas valorar, proteger y difundir el Patrimonio Cultural de la Nación".
2. Obligatoriedad. En Colombia el depósito legal es obligatorio y su incumplimiento acarrea sanciones. Los costos del envío de los ejemplares a depositar los debe asumir el depositante.
3. Material objeto de la obligación. La obligación del depósito recae sobre obras audiovisuales, fonográficas, impresas, software o cualquier archivo de datos legible por máquina7, que se publiquen, sin importar el soporte que las contenga o el medio de transmisión que se haya utilizado para publicarlas. Esta noción amplia permite que no exista distinción entre obras digitales y analógicas.
Debemos entender por obras impresas aquellas que define el artículo 23 del Decreto 460 de 1995:
Para los efectos del presente capítulo se entenderá por:
a) Impreso de carácter monográfico: publicación completa en una sola parte o que se piensa completar con un número determinado de partes, publicadas por separado y que no pertenece a una serie. Los impresos de carácter monográfico abarcan: libros, folletos, pliegos sueltos.
Libro: Reunión de muchas hojas de papel, vitela, u otras, ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas con cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel, y que forman un volumen.
Folleto: Obra impresa, no periódica, que no consta de bastantes hojas para formar un libro.
Pliego: Pieza suelta de papel impresa por uno o ambos lados.
b) Publicación seriada: publicación que aparece en partes sucesivas, a intervalos regulares o irregulares, cada una de las cuales presenta designaciones numéricas o cronológicas y que pretende continuarse indefinidamente. Las publicaciones seriadas incluyen: periódicos o diarios; anuarios, revistas, memorias, actas, entre otros, de entes corporativos;
c) Material cartográfico: cualquier material que presente la totalidad o una parte de la tierra o de cualquier cuerpo celeste. Los materiales cartográficos abarcan: mapas o planos en dos o tres dimensiones; cartas aeronáuticas, de navegación o celestes; atlas; globos; diagramas en bloque; fotografías aéreas con fines cartográficos; vistas a ojo de pájaro; croquis; grabados topográficos; imágenes aéreas, espaciales y terrestres; modelos de relieve; entre otros.
d) Música: Serie de pentagramas en donde están impresas todas las partes instrumentales y/o vocales de una obra musical, colocados uno debajo de otro en forma vertical, de modo que las partes puedan leerse simultáneamente. Así mismo, los pentagramas para una de las voces o instrumentos que participan en una obra musical. Incluye: partituras abreviadas, partituras cortas, partituras de bolsillo, partes de piano del director, partituras vocales, partituras para piano, partituras corales, partituras y partes en general.
Por archivo de datos legibles por máquina debemos entender:
Pertenecen a esta categoría: archivos almacenados en cinta magnética, módulos de disco, tarjetas de marca sensible, documentos fuente en caracteres de reconocimiento óptico.
El término de datos legibles por máquina, se refiere tanto a los datos almacenados en forma legible por máquina como a los programas usados para procesar esos datos.
Frente a material audiovisual, el artículo 19 del Decreto 358 de 2000 establece la siguiente obligación sobre las obras cinematográficas nacionales, teniendo en cuenta que este depósito de forma bastante particular se excluye cuando se ha realizado el registro de la obra en la oficina de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, lo cual no es adecuado ya que, como se ha explicado, la finalidad del registro y la del depósito legal son diferentes; la norma indica:
Su propietario podrá utilizar el elemento de tiraje para realizar actividades de duplicación o intervención, siempre que garantice su reintegro sin deterioro alguno.
Si con anterioridad se ha efectuado la inscripción de la obra en el Registro Nacional de Derecho de Autor y para el efecto se ha suministrado alguno de los soportes materiales referidos en el inciso anterior, no será necesario hacer entrega del mismo para el Depósito Legal.
El Depósito Legal de las obras cinematográficas nacionales comprenderá igualmente, la entrega de los afiches, fotografías, sinopsis y ficha técnica, anuncios de prensa y comentarios de prensa de la película, por lo menos en la cantidad de un ejemplar de cada uno y, en todo caso deberá cumplirse dentro del término máximo de sesenta (60) días siguientes a su reproducción o comunicación pública.
El Depósito Legal ya efectuado sobre obras reconocidas como nacionales, deberá adecuarse a lo dispuesto en este artículo.
Contenidos transmitidos por radio y televisión, además de publicaciones en línea, como páginas web, no se encuentran dentro del objeto del depósito legal. Además, la Biblioteca Nacional no cuenta con la infraestructura para realizar el recaudo y preservación de esta clase de material. Actualmente la Biblioteca Nacional está diseñando una propuesta normativa que le permita realizar copias de publicaciones en línea, y se encuentra realizando un piloto de depósito voluntario de material digital.
En la propuesta normativa preparada para la Biblioteca Nacional en el año 2012 se propone incluir dentro del objeto del depósito legal las obras disponibles en línea que estén dentro de alguno de los siguientes criterios: 1. Publicaciones creadas por nacionales colombianos; 2. Publicaciones producidas o editadas por nacionales colombianos; 3. Publicaciones producidas por personas jurídicas establecidas en Colombia; 4. Publicaciones cuyo principal público se encuentre en territorio colombiano; 5. Publicaciones cuyo tema u objeto esté relacionado directamente con Colombia (Pabón Cadavid, 2012).
El depósito de material digital, los aspectos tanto legales como técnicos, y las políticas de valoración del material a recaudar y preservar (appraisal) deben ser objeto de estudio en el contexto de la idea de patrimonio digital, lo cual será analizado en un posterior escrito dedicado especialmente al tema.
4. Cantidad de ejemplares. Dependiendo del objeto y del lugar de edición varía la cantidad de ejemplares que se deben depositar. En casos de documentos de alto valor comercial el número de ejemplares se reduce; así, de acuerdo al artículo 25 del Decreto 460 de 1995:
El Depósito Legal se deberá efectuar observando lo siguiente:
Si la obra ha sido editada en lugar diferente al Departamento de Cundinamarca, deberá además entregarse otro ejemplar a la Biblioteca Departamental donde tenga asiento principal el editor;
b) Si la obra impresa de carácter monográfico es una edición de alto valor comercial como los libros de arte, el editor estará exento del depósito legal en tirajes menores de cien (100) ejemplares. En tiraje de cien (100) a quinientos (500) ejemplares, deberá entregar uno (1) a la Biblioteca Nacional de Colombia, y de quinientos (500) ó más, dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia.
c) Tratándose de obras impresas importadas, el importador estará obligado a depositar un (1) ejemplar en la Biblioteca Nacional de Colombia;
d) Tratándose de obras audiovisuales, el productor, videograbador o importador, según sea el caso, deberá entregar un (1) ejemplar a la Biblioteca Nacional de Colombia.
e) Tratándose de fonogramas, el productor fonográfico o importador, según sea el caso, deberá entregar un (1) ejemplar a la Biblioteca Nacional de Colombia.
5. Sujeto de la obligación. De acuerdo al artículo 72 del Decreto 460 de 1995, el editor, el productor de obras audiovisuales, el productor fonográfico y videograbador, establecidos en el país, o el importador según el caso, son los obligados a cumplir con el depósito y serán los sujetos de la sanción.
6. Tiempo de cumplimiento. El depósito deberá hacerse dentro de los 60 días siguientes al acto que genera la obligación, así: "Artículo 26. El Depósito Legal de las diferentes obras impresas, obras audiovisuales y fonogramas deberá efectuarse dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes a su publicación, comunicación pública, reproducción o importación respectivamente".
7. Sanciones. De acuerdo al artículo 30 de la Ley 1379 de 2010 la sanción por el incumplimiento del depósito es un salario mínimo legal diario vigente por cada día de retraso en el cumplimiento de la entrega. Además se establece que el responsable del depósito legal que no haya cumplido esta obligación no podrá participar directamente o por interpuesta persona en procesos de contratación estatal para la adquisición de libros y dotaciones bibliotecarias, hasta tanto cumpla con dicha obligación y, en su caso, hubiera pagado en su totalidad las sanciones pecuniarias impuestas. Además se establece que "las sumas provenientes de las sanciones impuestas constituyen fondos especiales para inversión de la Biblioteca Nacional en su misión patrimonial". El Decreto 2907 de 2010 establece un sistema de información sobre el incumplimiento del depósito legal.
8. Gratuidad. El depositante no recibe ninguna remuneración económica por los ejemplares depositados.
9. Depositario. De acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del Decreto 460 de 1995, siempre la Biblioteca Nacional de Colombia es depositaria y, dependiendo de cada caso, lo son también la Biblioteca del Congreso, la Biblioteca Central de la Universidad Nacional, y la biblioteca departamental de cada departamento donde se efectúe la publicación.
10. Recaudación. El recaudo se encuentra descentralizado en cada una de las bibliotecas: en la Biblioteca Nacional de Colombia se encarga del mismo el grupo de selección y adquisiciones de esta labor, al igual que una oficina de adquisiciones lo hace en la Biblioteca de la Universidad Nacional; muchas bibliotecas departamentales no tienen una división de este tipo propiamente dicha.
11. Incentivos por cumplimiento del depósito legal. Con la intención de estimular determinados sectores culturales, y abogando por crear beneficios a las industrias dedicadas al libro y a la cinematografía, la legislación colombiana ha creado exenciones tributarias y mecanismos de compra de ejemplares de obras para dotar a las bibliotecas públicas. Estos estímulos están supeditados al cumplimiento del depósito legal, y de esta forma se están creando beneficios directos como contraprestación a la carga de los editores de entregar ejemplares de la obra.
La Ley 98 de 1993, por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y fomento del libro colombiano, también llamada Ley del Libro, en su artículo 15 establece un programa de compras de primeras ediciones de libros editados e impresos en el país para la dotación de las bibliotecas públicas. El editor debe haber realizado el depósito legal de las obras que aspire sean adquiridas por el Ministerio de Cultura8.
El Decreto 358 de 2000, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997 y se dictan normas sobre cinematografía nacional, establece en su capítulo cuarto, "Incentivos tributarios a la cinematografía nacional", una serie de deducciones al impuesto de renta por concepto de preservación y conservación de las obras fílmicas, con el requisito de haber efectuado el depósito legal de dichas obras según lo establecido en el numeral 5 del artículo 239.
Estos incentivos no han sido lo suficientemente divulgados para que logren convertirse en un estímulo real para que el cumplimiento del depósito legal sea mucho más efectivo. Es necesaria una política de sensibilización entre los diferentes autores y editores de todas las regiones del país, para que se den cuenta de que, además de estos incentivos directos, el cumplimiento del depósito legal es trascendental para una mayor difusión de las obras, por lo que con un adecuado sistema de gestión de información los editores se pueden beneficiar.
Conclusión
El depósito legal se ha ido modificando de acuerdo a la evolución en las tecnologías de la información, en un intento por ser una herramienta adecuada para las políticas de recaudo y preservación del patrimonio documental.
En Colombia la legislación de depósito legal se encuentra dispersa, carece de unos objetivos claros, y su regulación es de mediados de los años noventa, lo cual implica que es necesaria una actualización legislativa que dé cuenta de los avances tecnológicos de los últimos veinte años. Lo cierto es que la información publicada en Colombia en los últimos 20 años en medios no contemplados en la legislación actual de depósito legal, como las publicaciones en internet, está generando un agujero documental -digital- para la historia del país.
Pie de página
1 Legislación belga sobre depósito legal de 8 de abril de 1965: "Aucune idée de censure n'est liée ce dépot légal".Referencias
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