Sistema para la gestión logística empresarial
System for Business Logistics Management
Carlos Alberto González Camargo*
* Doctor (c), profesor Universidad Jorge Tadeo Lozano, Departamento de Ingeniería, Programa de Ingeniería Industrial, Colombia.
Correo-e: carlosa.gonzalez@utadeo.edu.co.
Recibido: 7 de septiembre de 2012, aceptado: 5 de diciembre de 2013.
Para citar el artículo: González, C.A. (2014). “Sistema para la gestión logística empresarial”, en Sotavento MBA, N°. 23, pp. 32-41.
Resumen
El contenido de este trabajo presenta la metodología, el diseño y los resultados de la implementación de un sistema de gestión logística que sirve de soporte para la toma de decisiones relacionadas con la administración de la cadena de abastecimiento. El primer paso para su elaboración fue revisar la literatura existente relativa a los indicadores de aprovisionamiento, almacenamiento, distribución, servicio al cliente, logística inversa, responsabilidad social empresarial y costos logísticos; a partir de esta revisión, para cada una de las áreas mencionadas se diseñaron instrumentos de aplicación práctica que permiten mejorar los problemas de logística interna en las empresas. Tomando como base los instrumentos construidos, se desarrolló el sistema de información para la gestión logística empresarial, que sirve de soporte a la toma de decisiones. En cada una de las empresas estudiadas se realizó un diagnóstico que cumple con la función de línea base. Este sistema de gestión está siendo implementado por 104 empresas del país, en las ciudades de Barrancabermeja, Cali, Cartagena, Cúcuta, Neiva, Orito,Tibú, Villavicencio y Yopal.
Palabras clave: Gerencia logística, Sistemas Logísticos, Gestión empresarial, Herramientas logísticas, Sistemas de información.
Abstract
This paper presents the methodology, design and results of the logistics management information system implementation in order to support the supply chain management decision making.The first step was to review existing indicators such as supply, warehousing, transportation, distribution, customer service, reverse logistics, risk logistics and logistics costs. Additional tools were designed for each of these areas that will improve internal logistics problems of companies. Based on these tools, the development of the logistics management information system was done in order to support the decision making of the business. Every enterprise completed a diagnostic to form a line base. This management system has been implemented in 104 businesses in Colombia at the cities Barrancabermeja, Cali, Cartagena, Cúcuta, Neiva, Orito,Tibú, Villavicencio, and Yopal.
Keywords: Logistics Management, Logistics Systems, Enterprise Management, Logistics Tools, Information Systems.
Introducción
Atendiendo a la forma como sea abordado, el manejo de los procesos al interior de una organización se convierte en un problema para el empresario, o bien, en una oportunidad de mejoramiento. Desde este punto de vista, en la actualidad las empresas buscan cómo desarrollar sus componentes logísticos con el propósito de elevar su competitividad; generalmente lo hacen mediante la adquisición de sistemas computacionales de información tales como ERPS, MRPS y similares, que les permiten una mejor gestión logística de su organización.
La exposición da cuenta de la metodología adoptada para diseñar un sistema de gestión logística. El primer paso consistió en revisión de literatura sobre los indicadores que pueden ayudar a evaluar las deficiencias empresariales a nivel de logística. Posteriormente aparece un modelo de diagnóstico conformado por indicadores de aprovisionamiento, almacenamiento, inventarios, transporte, distribución, servicio al cliente, logística inversa, responsabilidad social y costos logísticos,que define una línea base en un momento del tiempo; esta línea es medible y evaluable en otro segundo momento. El segundo paso consistió en que una vez detectadas las debilidades en las áreas mencionadas, un grupo de consultores expertos diseñó un conjunto de herramientas orientadas al mejoramiento de la problemática empresarial en materia de logística interna. Los resultados del diagnóstico aportan a la empresa los fundamentos para decidir cuáles de estas herramientas responden a sus necesidades en procura del mejoramiento. No sobra reiterar que actualmente el sistema está siendo implementado en 104 empresas colombianas en Colombia.
Desde el punto de vista formal,los contenidos aquí expuestos se organizan del siguiente modo: en el acápite correspondiente a fundamento teórico se plantean los argumentos que sustentan las herramientas para el mejoramiento empresarial; enseguida se presenta la metodología aplicada, en cuyo contexto se describe cómo se seleccionó la muestra,el procedimiento para la elaboración del diagnóstico y la selección de las herramientas; a continuación se exponen los resultados de la implementación; y finalmente se formulan las conclusiones y se indican limitaciones y futuras líneas de investigación.
Fundamento Teórico
En materia de desempeño empresarial, el área de transporte es quizá el campo de la logística donde más se han desarrollado sistemas que orientan la toma de decisiones.
El trabajo de Kelly (2006) muestra las posibilidades de innovación que la era de la informática ofrece a nivel del transporte. Aquí se presenta el proyecto MIDAS (Motorway Incident Detection and Automatic Signalling), cuyo objetivo es el control de la señalización de las carreteras en tiempo real según los incidentes, incluyendo la política de transporte multimodal directo, así como las gráficas de tiempos de espera generadas con sistemas de información geográfica. El Wigglybus es un sistema que no tiene ruta, siendo esta determinada por los usuarios que llaman a un call- center. Estas aplicaciones han permitido la construcción de bodegas de información que posibilitan el desarrollo, implementación y monitoreo de políticas de operación.
Otro campo que se ha explorado es el de la minería de datos y los sistemas de información geográfica para conformar sistemas inteligentes. Carvalho (2007) utilizó la minería de datos para determinar demanda y programación de operaciones en sistemas de trenes; este trabajo complementa los planteamientos de Bergougnoux (2000), y Shawe y Cristianini (2006), quienes se ocuparon del tema de la utilidad de los sistemas geográficos de información para el desarrollo de sistemas inteligentes de transporte. Il-Gyo, Susan, y Chi-hyuck (2007), por su parte, demostraron que la minería de datos puede llegar a optimizar procesos brindando mayor calidad.
Otros estudiosos, tales como Kumar (2003), Haluzová (2008), Deer-Horng, Shin-Ting, Chandrasekar (2004) y Kamal (2004), han utilizado las técnicas de la minería de datos para aplicarlas en ingeniería de transporte, principalmente en lo relativo a accidentalidad de vehículos y gerencia del tráfico. Este ejercicio ha permitido el análisis de los flujos de tráfico disminuyendo los costos de la planeación del transporte.
Stolzer y Halford (2007) realizaron ejercicios de minería de datos aplicados a las operaciones aéreas, comparando luego los resultados frente a los análisis estadísticos convencionales. Sheng, Dianhai y Hongsheng (2010), en experimento realizado en la ciudad de Beijing, encontraron que la gerencia del tráfico puede ser administrada analizando las relaciones entre volumen, ocupación y capacidad, a partir de una base de datos donde se aplican modelos de estimación utilizando la estadística.
Los sistemas para la Planeación de Recursos de la Empresa (ERP) son los más utilizados para la planeación logística; están conformados por módulos que permiten realizar el plan de producción, el plan maestro de producción, la planeación de requerimientos de materiales (MRP), la planificación de la capacidad, la lista de materiales, la administración de inventarios, el análisis de las rutas, el control de la producción, la gestión de compras y la medición del desempeño (Ghiana, 2004).
El estadounidense Braun (1987) analizó la posibilidad de utilizar sistemas de cómputo para mejorar la toma de decisiones en logística, realizando específicamente el ejercicio de construir un sistema experto para la planeación del recurso humano. El trabajo de este autor muestra cómo capturando el conocimiento de un experto, pudo elaborarse un programa para la planeación de distribución de trabajo en el campo del petróleo. Morris (2007), por su parte, plantea la necesidad de un sistema para la logística de las fuerzas armadas de Estados Unidos, que para el aprovisionamiento de las necesidades de sus tropas asimile las mejores prácticas en el campo de los negocios En Europa, particularmente en Inglaterra, se dispone de sistemas para seleccionar la mejor distribución de la carga por vía aérea; uno de tales sistemas es el ILSS Intelligent Logistics Support System (Lau, Choy K.,Tsui, y Choy L., 2004), cuyo objetivo es generar planos de carga a partir de árboles de decisiones como los que podría elaborar un experto en el tema. Adicionalmente, en el Reino Unido, Scholtz-Reiter, Kolditz yHildebrandt (2009) propusieron un sistema logístico controlado autónomamente.
En el tema del mejoramiento logístico se han estudiado y diseñado metodologías para la toma de decisiones en operaciones, compras, almacenamiento, transporte, servicio al cliente, infraestructura y comunicaciones. En aprovisionamiento es importante medir pedidos efectivos, entregas a tiempo, desabastecimiento, medición del trade off y nivel de intermediación (Gómez, 1996; Del Rio, 2002; Heredia, 2007; Makridakis y Wheelwright, 1994; Montoya, 2002); en almacenamiento capacidad utilizada, costo por metro cuadrado, índice de rotación de mercancías, cantidad de mercancía averiada, cantidades óptimas de pedido, distribución del espacio (Muller, 2004; Ballou, 2004; Casanovas y Cuatrecasas, 2003; Sunil y Meindl, 2008; Soret, 2004; Presencia, 2004); en distribución, evaluar incidencias de pedido, costos de transporte, seguridad en el transporte, rutas de distribución, ejercicios de inteligencia de transporte (Díaz, 1997; Bagchi, 2003, Bergougnoux, 2000; Blythe, 2007; Braun, 1987; Carvalho, 2007; Clifton, y Scuderi, 2007; Cohen, 2010; Der-Hong et al., 2004; Guisande y Subirada, 2001; Haluzová, 2008; Il-Gyo et al., 2007; Jiwattanakulpaisarn, et al., 2008; Kamal, 2004; Kelly, 2006; Kumar, 2003; Lau, et al., 2004; Montero, et al., 2001; Shawe et al., 2006; Sheng et al., 2010; Stolzer, y Halford, 2007); en servicio al cliente, verificar entregas perfectas, indicador de quejas, devoluciones, revisión de órdenes de compra (Barabba y Zaltman, 1992; Albrecht y Zemke, 2000; Domínguez, 2006; Leppard y Molyneusx, 2003; López,2004; Lovelock,2009; Maqueda,2003; Newell, 2001; Serna, 1996; Serna, 1999) y en costos logísticos, todo lo relacionado con el costo pedir, manejar inventarios, empaque, embalaje, almacenamiento, costos financieros, stock averiado, entre otros (Mauleón, 2006; Velásquez, 2008). Para elaborar las herramientas también se acataron recomendaciones sobre logística empresarial, manejo de la información y administración de operaciones (Ballou, 2004; Carranza, 2005; Christopher, 2000; Casanovas y Cuatrecasas, 2003; Chase et al, 2009; Durán, 2001; Martin, 1999; Sunil y Meindl, 2008; Soret, 2004).
El mejoramiento de la logística debe considerarse de manera integral en la cadena de valor. Fundamentalmente es necesario conocer los costos logísticos que afrontan las empresas.
Metodología
Se seleccionó una muestra conformada por pequeñas y medianas empresas que tienen entre 10 y 74 empleados. Son negocios cuyas ventas anuales oscilan entre 225.952 y 78.213.290 dólares, dedicados a actividades de ingeniería, alquiler de maquinaria y equipo, comercio al por mayor de materias primas, papel y cartón, prendas de vestir, artículos de ferretería, cerrajería, productos de vidrio, pinturas, muebles para oficina, autopartes, productos de madera, productos químicos, mantenimiento y reparación de maquinaria y equipos, trabajos de electricidad y otras actividades empresariales.
A partir de la selección muestral se realizó el respectivo diagnóstico empresarial en cada entidad, con el propósito de evaluar aspectos de aprovisionamiento, almacenamiento, inventario, transporte y distribución, servicio al cliente y costos (Ver Tabla 1).
La tabla precedente registra los 17 aspectos evaluados al realizar el diagnóstico de la situación logística de las empresas seleccionadas. A partir del análisis de cada uno de estos indicadores se pudo establecer la realidad de tales entidades en las áreas de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte, distribución, inventarios, servicio al cliente y costos logísticos.
Se levantó una línea base, donde el diagnóstico determina los siguientes factores: si la logística está incorporada como tema clave en la organización; si existen indicadores y si se aplican mecanismos de medición y análisis de la información que permitan la toma de decisiones; y por último, si se ha desarrollado un enfoque para el desarrollo de la cadena de abastecimiento.
A través de un focus group realizado con cinco expertos en logística, se diseñaron 15 herramientas para el mejoramiento logístico (Ver Tabla 2).
En la tabla están consignadas y descritas las quince herramientas diseñadas por el citado grupo de expertos en logística. Cada empresa identificó sus debilidades por áreas, para cada una de las cuales les fueron suministradas dos o tres herramientas de mejoramiento. La primera herramienta incluida es trade off, utilidad que permite visualizar los tiempos de respuesta de un proveedor y las condiciones para la gestión de pedidos; el procedimiento permite conocer el tiempo que demora el proveedor en colocar el pedido desde el momento mismo en que se elabora la orden; también puede aplicarse como empresa, permitiendo evaluar tiempos perdidos para mejorar su tiempo de respuesta.
Se desarrolló el software a partir de las herramientas definidas.
El sistema para la gestión logística empresarial cuenta con una interfaz a la cual se accede digitando nombre de usuario y contraseña de entrada previamente asignados (ver Figura 2). Esta interfaz dirige al usuario al menú de herramientas para la gestión logística, pudiendo el empresario implementar en su negocio aquellas que según un análisis previo le permitirían mejorar su desempeño.
El Gráfico 1 muestra los niveles de utilización de las herramientas por parte de las empresas, permitiendo observar que las más utilizadas corresponden a almacenamiento y servicio al cliente.
El sistema diseñado ofrece herramientas que permiten mejorar el aprovisionamiento, el almacenamiento, la distribución, el servicio al cliente y, fundamentalmente, permiten reducir los costos logísticos que se generan a partir de cada una de las áreas citadas. Vale destacar que en un marco de competencia global, este análisis se convierte en aspecto clave no solo para el mejoramiento empresarial, sino incluso para garantizar la existencia de la empresa (Ballou, 2004).
La metodología diseñada permite mejorar la distribución en planta de los almacenes, los procesos de aprovisionamiento, almacenamiento, servicio al cliente, distribución, gestión ambiental y calidad del servicio, además permite calcular los costos logísticos de la organización (Figura 3).
Para probar las herramientas del software se realizaron pruebas piloto en el año 2011. El aplicativo final es la versión 17, y -como antes se dijo- en la actualidad está instalado en 104 empresas del país.
Elaboración de planes de mejoramiento. El software por sí solo no hace la gestión; como es apenas lógico, requiere del factor humano encargado de realizar el diagnóstico, identificar áreas de oportunidad y definir planes de mejoramiento logístico utilizando debidamente el recurso.
Resultados
La selección de herramientas por parte de los empresarios evidenció que sus intereses principalmente apuntan a tener una buena selección de proveedores, planear la distribución, administrar inventarios y brindar un buen servicio al cliente. El 100% de las empresas incluidas en la muestra ya ha implementado la herramienta de costos logísticos; la respectiva evaluación permitió detectar que los mayores problemas se registran en lo relativo a control de inventarios, stock averiado, faltantes, existencias obsoletas y evaluación de proveedores. Actualmente se está desarrollando la fase final de la metodología, correspondiente a la implementación de los planes de mejoramiento logístico por parte de cada una de las empresas.
El resultado final del estudio da cuenta de un procedimiento de diagnóstico para evaluar el estado de la logística por medio de indicadores, para las áreas de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte, distribución y servicio al cliente; una metodología para el conocimiento de los costos logísticos de la empresa; y las herramientas que permitirán mejorar los procesos por áreas, a través de su implementación en un software, mejorando el desempeño de la gestión logística de las organizaciones.
Conclusiones y discusión
El sistema de gestión logística aquí presentado se diseñó para que las empresas mejoren su accionar en este ámbito y con base en ello logren mayor competitividad en un entorno global. Particularmente hablando, el sistema expuesto se convierte en una solución que guía al pequeño empresario hacia el mejoramiento de sus procesos en las áreas del aprovisionamiento, almacenamiento, distribución, servicio al cliente y costos logísticos.
La herramienta esencial es la de costos logísticos, porque a partir de la respectiva evaluación se pueden identificar debilidades y, sobre esa base, utilizar las otras herramientas para disminuir costos por áreas. En definitiva, con la identificación de los costos logísticos se puede evaluar el estado de la logística, por medio de indicadores para las áreas de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte, distribución y servicio al cliente, identificando problemas a solucionar.
Esta metodología es replicable en cualquier empresa pequeña de cualquier sector económico, afirmación que se refuerza bajo el criterio de que la muestra que está evaluando el software incluye empresas pequeñas dedicadas a diferentes actividades.
Como trabajo futuro se plantea evaluar este sistema mediante encuestas de satisfacción por parte de usuarios y con la verificación de mejoras empresariales derivadas de su implementación por parte de los empresarios a quienes se ha capacitado para su uso. Adicionalmente, queda abierta la posibilidad de diseñar sistemas de gestión logística para sectores específicos tales como turismo, salud, alimentos, etc.
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